Документооборот — непрерывное движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Невостребованные документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

В делопроизводстве документооборот рассматривается, как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства: информационным обеспечением деятельности аппарата управления, документированием его деятельности, хранением и использованием ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов связаны многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Процесс документирования принимаемого управленческого решения содержит три составляющие:

1) информационную поддержку решения;

2) документирование решения (создание распорядительного документа);

3) контроль за его выполнением.

Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем – к руководителям. Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операцией оказывают влияние на процесс управления в целом.

Специалистами разработаны принципы организации движения документооборота:

· оперативность движения;

· единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

· однократность операций одинакового целевого назначения;

· исключение лишних инстанций.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот организации можно разделить на отдельно взятые этапы :

1) экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию – это получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с отметкой «лично»;

2) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения. При оценке поступившего документа учитывается:

· важность его содержания;

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· реальная срочность исполнения документа;

· вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.).

После предварительного рассмотрения документы отправляются руководителю для принятия решений по каждому документу (этапы данного вида работ подробно изложены в типовой инструкции по делопроизводству);

3) рациональное движение документов – оптимизация и сокращение документопотоков, разработка технологических инструкций с определением схем последовательности этапов подготовки документов;

4) обработка исполненных и отправляемых документов. Этот этап целесообразно централизовать в единой экспедиции организации. Документ должен быть подготовлен к отправке в полном объеме и с соответствующим качеством исполнения.

При налаживании системы документооборота организации важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. ответственных исполнителей. Исполнитель получает документ в день регистрации в соответствии с указанием руководителя. Затем определяет срочность исполнения документа, намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля. Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. Затем оформляет его и отправляет на подпись руководителю.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

· характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

· маршруты движения документов;

· периодичность (стадии документооборота);

· направленность движения.

Переработка растущего объёма документации требует совершенствования технологии делопроизводства.

В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с документированной информацией, регулирование системы документационного обеспечения менеджмента.

Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот.

В современных условиях время (его экономное использование) становится важным фактором в конкурентной борьбе.

Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту:

· горизонтальные – связывающие организации одного уровня управления;

· вертикальные (восходящие и нисходящие) – связывающие организации различных уровней.

· восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

· нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления починенным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий , исходящий и внутренний документопотоки. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, зависящий от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с

документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Документы, информационные и инициативные, готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, и подписания документов, от принятой технологии подготовки текста, регистрации и отправки документов.

Документооборот, как движение, следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию созданных в ней за определенный период.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.

Делопроизводственная процедура — специфическая операция с документом (создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчиняется установленным правилам и стандартам. Она как бы вплетается в управленческую процедуру, сопровождает многие действия менеджера, управленца.

Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур (операций) — это и есть технология делопроизводства, технология работы с документами.

Весь комплекс работ с документами выполняют специальные службы делопроизводства: управление делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты, экспедиции и т.д.

Управление делами и общие отделы создаются в министерствах и ведомствах, в органах государственного управления, в администрациях.

Канцелярии создаются на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях.

Секретариат — структурное подразделение, которое обслуживает руководство организации. В его состав обычно входит помощник руководителя, секретарь-референт, технический секретарь.

Экспедиция — подразделение, осуществляющее приём и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации, доставку документов в структурные подразделения.

В документообороте участвуют три категории документов:

· входящие документы;

· исходящие документы;

· внутренние документы

Рассмотрим схему организации работы с этими документами (рис. 12.1).

Технология работы с документами объединяет шестнадцать основных делопроизводственных процедур.

Переход от одной процедуры к другой предлагаем назвать "технологическим шагом". К примеру: (3-4) — после регистрации, исходящий документ отправляется (по почте) адресату; (8-10) — после того, как руководитель рассмотрел документ, его направляют сотрудникам для ознакомления или (с поручением) исполнения.

Рис. 12.1. Схема организации работы с документами

Критерии рациональности организации работы с документами:

· максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

· наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

· уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования);

· уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Настройка на организационно-управленческую структуру

Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру.

Информационные потоки должны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.

Прежде всего, принимается решение о создании центров ответственности за работу с документами (об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная организационная форма работы с документами.

Централизованная форма предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур В ОДНОЙ специализированной службе.Используется в условиях линейно-функциональной организационной структуры.

Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении СВОЕЙ собственной группы документационного обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.

При смешанной форме ЧАСТЬ работы с документами выполняет центральная служба, а ЧАСТЬ делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.

Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства.

В нем закрепляются функции службы, права и ответственность её руководителя и работников. Именно в Положении фиксируется организационная схема работы с документами, принимаемая для данного предприятия.

Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, Положение приобретает особую значимость: руководство организации излагает в нём СВОЁ видение проблем делопроизводства.

Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, является разработанная в организации Инструкция по делопроизводству. Она должна учитывать специфику данного предприятия.

В Инструкции находит отражение весь процесс работы с документами, все принятые делопроизводственные процедуры. В приложении помещают схемы документопотоков, сложившихся на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов.

С Инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты структурных подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.

Характерные черты российского делопроизводства:

· чёткая вертикаль продвижения документов внутри организации (от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);

· строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;

· высокая степень стандартизации основных процессов делопроизводства и документооборота;

· наличие специализированных делопроизводственных служб.

Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских, опираясь на традиции высокой ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ работников.

Характерные черты западной технологии:

· продвижение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер (документы могут сразу попадать к непосредственному исполнителю, минуя руководство);

· отсутствие в организации централизованного контроля работы с документами;

· регистрация документов производится непосредственно исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются;

· специализированных служб, занимающихся делопроизводством, не создается;

· широкое распространение получает информатизация и автоматизация процессов делопроизводства, все сильнее проявляется стремление к переходу к безбумажной технологии.

"Тихая революция" в теории и практике управления

Дальнейшее совершенствование делопроизводства должно соответствовать тенденциям, наметившимся в развитии теории и практики современного менеджмента.

В последнее время здесь происходят существенные сдвиги, зачастую не очень эффектные и внешне заметные, но революционные по сути. Эти эволюционные изменения объективно продиктованы логикой развития сегодняшнего производства.

В рамках нового управленческого мышления формируется нетрадиционный подход к организации управления предприятием. На место линейно-функциональных структур управления, в которых централизованы все основные функции (производство, сбыт, финансы, персонал, канцелярская работа и пр.), приходят так называемые бригадные структуры.

В результате сокращается число уровней управленческой иерархии, создаются небольшие организационные подразделения-команды, объединяющие рабочих, специалистов, менеджеров и обладающие определенной САМОСТОЯТЕЛЬНОСТЬЮ в принятии решений.

Эти самоуправляемые команды формируются под конкретную цель, проблему или задачу, требующую решения.

"Таким образом, под вывеской крупной корпорации появляются полностью самостоятельные в хозяйственном отношении, проникшиеся психологией малого бизнеса, неуемным предпринимательством подразделения с полным набором прав и обязанностей , выполняющие весь спектр управленческих функций, что делает их гибкими и полностью жизнеспособными, от начала до конца ответственными за продукт, технологию, нишу рынка или сферу коммерческой деятельности."

Разумеется, что эти относительно автономные структурные подразделения сами будут вести и работу со своими документами.

Система делопроизводства на таком предприятии становится гибкой и дифференцированной.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основные потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

Предварительное рассмотрение документа проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителя организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями, и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителя следующие документы: письмо-запрос; рекламный проспект; письмо-напоминание. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Формы организации работы с документами

В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе).

Централизованная форма типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма документального «обслуживания» наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций.

При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.

Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.

Для деления предприятий по объему документооборота и последующего выбора той или иной формы работы с документами предлагается их градация (категории):

Структуру службы делопроизводства предприятий, как правило, устанавливают на основе четырех типовых структур, зависящих от объема документооборота.

Требования к регистрации документов

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов на предприятии, в организации необходима для решения следующих задач: учета количества документов; обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов; обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях. Согласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (на пишущих машинках или ПЭВМ) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

Ряд документов, относящихся к специальным системам документации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях (например; письма, присланные для сведения; бухгалтерские документы, формы статистической отчетности, приглашения, рекламная информация).

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей: порядкового номера в пределах регистрационного массива документов с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел. Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, протоколы и т. д.).

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

Наименование документа;

Дата документа;

Номер документа;

Дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

Заголовок документа и его краткое содержание;

Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка исполнителя в получении документа; наличие приложений и др.)

Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках (РКК).

Контроль исполнения документов

Одной из основных функций службы ДОУ является контроль своевременности и качества исполнения документов. Кроме службы ДОУ контроль осуществляют руководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается или в тексте или в резолюции руководителя.

Контроль исполнения включает:

Постановку документа на контроль;

Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

Проверку и регулирование хода исполнения;

Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Вся работа службы ДОУ строится так, чтобы руководители и сотрудники предприятия были в значительной степени освобождены от операций по документационному обслуживанию.

Номенклатура дел организации

В управленческой деятельности использованная ранее информация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра сведений, памятью предприятия, в обращении к которой может возникнуть необходимость вновь через какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного предприятия (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов такой категории предприятий, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел — обязательный.

При составлении индивидуальных номенклатур дел (на основе типовых и примерных номенклатур) должна быть учтена специфика формирования дел конкретного предприятия.

Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Каждое предприятие (его структурные подразделения) должно иметь номенклатуру дел (независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура).

Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприятием (структурным подразделением) управленческих функций.

При составлении номенклатуры дел используют: уставы и положения, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности.

Номенклатура дел утверждается в установленном порядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.

Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры предприятия, так и управленческие функции или направления его деятельности.

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

При формировании документов в дела используют следующие основные признаки заведения дел:

Номинальный (название их разновидностей);

Предметно-вопросный (содержание);

Корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);

Географический (несколько корреспондентов по географическому признаку);

Хронологический (в соответствии с хронологией: квартальные сведения и др.).

При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы директора фирмы за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке товаров» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации.

Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности документы подшиваются в твердые обложки или папки регистраторы.

Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в дела документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.

В бухгалтерии это могут быть:

Сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (объяснительными записками и рекламациями);

Сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

Протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов;

Паспорта зданий и сооружений — памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;

Акты, ведомости переоценки в определении износа основных средств;

Штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

Лицевые счета по учету основного фонда.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.).

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

Хранение документов

По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2018 г. должны обрабатываться в 2019 г.

Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» негосударственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.д.).

Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

Название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);

Дата (период), к которому относятся документы дела; указание на количество копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускаются. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку на 3—4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку.

На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.

Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т. п. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.

Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п.

Архивные справки составляются по установленной форме.

Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.

Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.

Подлинные личные документы, например свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.

Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10—15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10—15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1—1,2 м, остальных проходов — не более 70—80 см.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятий устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов.

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, - с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• - входящие (поступающие) документы;
• - исходящие (отправляемые) документы;
• - внутренние документы.

Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве,

обработке и движении.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документо-оборота учреждения. Эта величина нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом, она показывает загруженность всего управленческого аппарата.

Так же, различают горизонтальные и вертикальные направления потоков.

Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• - содержанием или функциональной принадлежностью;
• - структурой;
• - режимом или цикличностью;
• - направлением;
• - объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Существует большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности:

• - архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
• - кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
• - бухгалтерский документооборот;
• - секретное и конфиденциальное делопроизводство;
• - технический и технологический документооборот;
• - документооборот системы менеджмента качества.

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.

Обычно организация документооборота на предприятии производится на основе определенных правил, которые обязаны выполнять все сотрудники.

Время, затрачиваемое на работу с каждым документом должно быть минимальным, поэтому необходимо тщательно продумывать маршрут движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии. Количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы документооборота так же должно стремиться к минимуму.

Выделяют следующие основные принципы, обеспечивающие оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени:

• - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов заключается в том, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ
• - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку)
• - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов)
• - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении)
• - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя)
• - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения
• - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам)
• - снижение уровня подписания документов.

Все документы, применяемые в настоящее время в деятельности предприятия, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

• - По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
• - По объему отраженных хозяйственных операций - первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
• - По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
• - По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
• - По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
• - По способу заполнения - документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
• - Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

Таким образом, основными функциями документооборота являются:

• - коммуникативная - заключается в обеспечении информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;
• - директивная - заключается в обеспечении прямого управления путем постановки задач и контроля их исполнения.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям. (17. с. 63)

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

Движение входящих документов показано на рис. 3, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 3

Где: I - Руководитель (директор), II - Исполнитель (структурное подразделение), а - Экспедиционная обработка, b - Предварительное рассмотрение, сортировка, с - Регистрация, d - Распределение (разметка), е - Перераспределение (переметка), 1 - Корреспонденция, 2 - Документы, регистрируемые службой ДОУ, 3 - Документы, нерегистрируемые службой ДОУ.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Схема организации системы управления предприятием (в разрезе документооборота) представлена на рис. 4.

Рис. 4

Согласно ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", документооборот - это "движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело".

Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков осуществления работ.

Процесс рационального документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. Важно добиваться также сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Поэтому на предприятии следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, а также контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.

Схемы документооборота разрабатывают, исходя из принципиальных схем, приведенных в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), с учетом конкретных условий деятельности и специфики предприятия. При построении схем документооборота необходимо особо выделять прохождение таких групп документов, как правительственная документация; предложения, заявления и жалобы граждан; документы, адресуемые на имя руководства и в адрес структурных подразделений.

Рациональная организация документооборота возможна при следующих условиях:

Виды, формы и содержание документации определены с учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации;

Внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;

Сроки создания и обработки документации определены, исходя из целей и задачи оперативного управления производством.

Основными правилами организации документооборота являются:

Оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

Максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. (52. с. 25)

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). (34. с. 120)

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

На предприятии работа по совершенствованию документооборота неотделима от анализа сложившихся документопотоков. К сожалению, на практике часто отождествляют понятия "совершенствование документооборота" и "сокращение количества документов". Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно определить, нужны ли данные документы предприятию и насколько эффективно они используются для целей оперативного управления производством. Практика убеждает, что не всегда следует сокращать количество документов и объем отчетности. Часто бывает более целесообразно идти по пути упорядочения документации, а также систематизации и механизации отчетности.

В системе документооборота имеется понятие "маршрут документа".

Под маршрутом документа понимается перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

Дата поступления документа;

Срок исполнения в днях;

Дата фактического исполнения;

Код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа ("получатель" документа);

Код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние ("отправитель");

Ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

Полученный статус документа, т. е. "выходной" статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

Примечание (многострочный текст);

Путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа. (9. с. 103)

Маршрут любого документа отображается в специальной табличной форме, которая вызывается из любого реестра документов. В ней видна вся история смены состояний интересующего пользователя документа. Незакрытые состояния выделяются цветом.

На практике, как правило, работа осуществляется не с одним документом, а с целой их цепочкой (пачкой), которая порождена некоторым "первичным" или "базовым" документом. Например, заявка на поставку продукции порождает хозяйственный договор, счет, платежное поручение, накладные и т. д.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в учете и отчетности, за информационную достоверность несут авторы документов, подписавшие их.

Правильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса. Эта проблема является особо значимой для тех компаний, которые активно работают на западном рынке, имеют иностранных партнеров или клиентов, поскольку в этом случае необходима эффективная система обработки документов на нескольких иностранных языках. В основном можно выделить две главные задачи:

Перевод объемной деловой или технической документации;

Перевод текущей корреспонденции (писем, факсов, электронной почты).

Наиболее эффективным способом организации перевода потока многоязычных документов считается использование систем автоматизированного перевода. К его основным преимуществам относятся:

1. Доступность. В отличие от специалистов-переводчиков программа-переводчик всегда "под рукой" на компьютере пользователя и доступна практически мгновенно.

2. Оперативность. Перевод даже многостраничного документа занимает считанные секунды, что особенно важно в ситуациях, когда необходимо быстро принять решение на основе информации из иноязычного документа.

3. Цена решения. Приобретение системы перевода позволяет существенно сэкономить средства в дальнейшем. Нетрудно посчитать, что даже повышение эффективности процесса обработки многоязычных документов на 20% (в ряде случаев рост эффективности составляет 50-80%) будет способствовать более быстрому возврату инвестиций и окупаемости бизнеса.

4. Конфиденциальность. Это преимущество может в некоторых случаях иметь критически важное значение. Программа-переводчик "сохранит" в тайне любую конфиденциальную информацию, которая будет переведена с ее помощью.

5. Универсальность. Достаточно подключить соответствующие специализированные словари, сделать настройку и система готова для перевода текстов практически любой тематики.

6. Онлайновый перевод. Программа-переводчик позволяет прямо в онлайне ознакомиться с содержанием иностранных сайтов, когда важно быстро узнать, о чем пишут зарубежные новостные сайты, или посмотреть результаты торгов на биржевом сайте.

Достаточная скорость движения информации, позволяющая эффективно использовать ее;

Минимальная трудоемкость сбора, передачи и обработки информации;

Наиболее короткие и прямые пути движения информации;

Максимальная емкость носителей информации на единицу их объема;

Полная достоверность информации;

Максимальная сохранность информации.

К этим вопросам, изучаемым при анализе, необходимо добавить время, которое документы находятся (задерживаются) на рабочих местах их использования. Анализ документопотоков - связующее звено между изучением существующей системы управления производством и ее совершенствованием. Наиболее простым и наглядным методом анализа документопотоков является графический: строятся графики маршрутов движения документов от мест их составления до мест использования и хранения с указанием времени (нормативного и фактического) нахождения у работников, которым они необходимы по роду их служебной деятельности. Анализ документопотоков неразрывно связан с анализом организационной структуры предприятия, что позволяет одновременно сделать выводы об эффективности последней. Практика убеждает, что, прежде чем приступить к реализации мероприятий по рационализации документооборота, необходимо тщательно изучить сложившуюся на предприятии организационную структуру.

Различают три основных потока документации:

Документы, поступающие из других организаций (входящие);

Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

Первичную обработку;

Предварительное рассмотрение;

Регистрацию;

Рассмотрение руководством;

Передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю организации, направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Таким образом, документооборот в организации является важнейшим элементом организации эффективного управления и принятия решений. Организация документооборота зависит от размеров организации и количества документов, поступающих в нее и исходящих. Это обусловлено тем, что чем с большим количеством клиентов, партнеров общается компания, тем больше в ней количества документов. Кроме того, чем более разветвленная в компании организационная структура, тем сложнее организовать документооборот. Следовательно, для того, чтобы проанализировать систему документооборота в организации необходимо рассмотреть структуру организации и субъектов, с которыми она взаимодействует.

Организация документооборота в организации

Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.

Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30 (с изм. и доп. от 11 ноября 2005 г.), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.

На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.

Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота являются:

2) объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;

3) структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

4) режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т. е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

Организацию делопроизводства в организации обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ) , которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.

Основными задачами службы ДОУ являются: обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов

Алгоритмы (технология) работы с документами, (входящими и исходящими), реализуемых сотрудниками службы ДОУ, приведены в приложении 67, 68.

В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за иключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа.

На этапе предварительного рассмотрения документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей руководителей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные – получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.

Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству.

При приеме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать следующие правила:

1) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом не должен превышать 5 листов;

2) документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой на передачу, подписанной руководителем структурного подразделения;

3) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения;

4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

6) подлежащий передаче документ регистрируется, и после отправки подлинник документа возвращается отправителю с отметкой о времени отправки;

7) поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатом под расписку в день приема, а срочные – немедленно;

8) поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется направляется в соответствующее подразделение – исполнитель;

9) факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств.

Документы, отправляемые из организации передаются почтовой или электрической связью

Обработка документов для передачи почтовой связью осуществляется службой ДОУ организации в соответствии действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью электрических средств связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяется инструкцией по делопроизводству организации, учитывающей наличие в организации технических средств и программного обеспечения.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона, электронного адреса или указанием на рассылку).

Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения – входящих документов.

Проекты внутренних документов после их подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль, за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей руководителей.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководителем организации.

Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов рассылаются исполнителям, а подлинник подшивается в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов.

Исполнение документов предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указание на рассылку.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты (реквизит 29, 30), с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются только один раз: входящие – в день поступления; исходящие и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не ставится.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия видов документов, автора или содержания. Регистрация обеспечивает учет количества документов, сохранность документов и поиск документов в информационно-справочных целях.

При регистрации документов обязательно фиксируется следующая информация:

2) дата документа;

3) номер документа;

4) дата поступления документа в организацию и его номер по журналу регистрации;

5) заголовок к тексту и краткое содержание документа;

6) резолюция руководителя;

7) отметка об исполнении документа.

Эти реквизиты составляют основу информационно-справочных систем и обеспечивают информационную совместимость регистрационных форм.

В качестве регистрационных форм используются регистрационные журналы и регистрационно-контрольные карточки (РКК). Образцы журналов регистрации и регистрационно-контрольной карточки (РКК) приведены в приложении 69–72. На основе регистрационно-контрольных карточек строится справочная картотека, обеспечивающая поиск и контроль исполнения документов.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, представляющую собой картотеки и классификационные справочники, выполненные традиционным или электронным способом.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут составить следующие справочные картотеки (по корреспондентам, по видам документов, по авторам, по географическим признакам и др.).

Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников, включающих в себя:

1) классификаторы вопросов деятельности;

2) классификаторы видов документов;

3) классификаторы корреспондентов;

4) классификаторы резолюций;

5) классификаторы исполнителей;

6) классификаторы результатов исполнения документов;

7) номенклатур дел.

Помимо перечисленных классификаторов в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по реквизитам (заголовкам, видам документов, датам принятия, номеру документа и т. д.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в документе).

Контроль исполнения документов и сроки их исполнения определяются Типовым регламентом взаимодействия органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452, и аналогичными документами, разработанными в организации на основе указанных.

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа управления и организации. При постановке документа на контроль на первой странице документа на верхнем поле проставляется реквизит «Контроль» в виде буквы «К» или слова «Контроль».

Контроль исполнения документов обеспечивается руководством организации и специальным структурным подразделением.

Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю органа управления информацию, о находящихся на контроле документах по форме, установленной руководителем органа управления.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных, составляющих контрольную картотеку. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

Для рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает распределение и группировку исполненных документов в дела, устанавливает сроки хранения дел и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, утверждается руководителем организации, и действует в течение года. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями о федеральном органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности органа управления, их виды, состав и содержание.

В федеральных органах власти (организации) составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти (организации). Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ (ответственным за делопроизводство) подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу ДОУ органа власти (организации).

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ органа власти или организации.

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации) на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива федерального органа исполнительной власти (организации).

Сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти (организации) подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти (организации), с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение и утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти (организации).

Один раз в пять лет номенклатура дел согласовывается с федеральным (ведомственным) архивом, если не было коренных изменений в функциях и структуре федерального органа исполнительной власти (организации).

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти (организации) являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствие с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти (организации).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности – по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, которые будут возникать в деятельности организации.

Графы номенклатуры дел оформляются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти (организации) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12–05, где 12– обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (типа «общая документация», общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журналы и т. д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т. д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, с различными корреспондентами с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, они не перечисляются.

В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно – территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно – территориальных единиц, в заголовках дел не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на который составлен план ли отчет.

Если дело будет состоять из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие заголовки дела.

Заголовок приложения к делу, оформленного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этом документе. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе четыре указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – типовой или примерной номенклатуры дел или согласованный с ЦЭП федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган федеральной исполнительной власти или другую организацию для продолжения дела.

Если в течении года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел, при ее оформлении резервируются свободные места.

По окончании текущего календарного года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатуру дел печатают обычно в 4-х экземплярах: 1-й экз. – хранится в службе ДОУ; 2-й – рабочий; 3-й – учетный документ ведомственного архива; 4-й – передается в государственный (вышестоящий) архив.

Образец оформления номенклатуры дел приведен в приложении 73.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

2) наименование структурного подразделения;

3) номер (индекс) дела;

4) заголовок дела;

5) дата дела (тома, части);

6) количество листов в деле;

7) срок хранения дела;

8) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

5) дата дела – это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются простым карандашом сверху вниз. Номер листа проставляется в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами черного цвета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся, в случае необходимости, уточнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (особо ценные, личные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах. Заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления их документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Образцы обложки дела, внутренней описи дела и листа заверителя дела приведены в приложении.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

Внутренняя опись документов дела, лист – заверитель дела, форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведены в приложениях 74–76.

Экспертиза ценности документов – изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти (в организации) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти (организации). Положение об экспертной комиссии подлежит согласованию с архивом.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

Отбор документов для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти (организации).

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения, дел с документами по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. В структурных подразделения описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно и являются основой для составления сводной описи дел федерального органа исполнительной власти (организации). По сводной описи дела сдаются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела; заголовок дела; дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов (частей), то каждый том (часть), включая сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером);

2) порядок нумерации дел в описи – валовый;

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью;

5) графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т. д.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел составляется в двух экземплярах, подписывается составителем и согласовывается с экспертной комиссией. Один экземпляр передается вместе с делами в архив, а второй экземпляр, в качестве контрольного, хранится в федеральном органе исполнительной власти (организации).

Уничтожение дел, отобранных и оформленных для уничтожения разрешается только после рассмотрения и утверждения описей и актов на уничтожение экспертной комиссией.

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу. Их передача осуществляется только по описям дел.

Дела временного (до 10 лет) сроков хранения в архив, как правило, не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

В период подготовки дел для передачи сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены лицами, передающими дела.

Прием каждого дела производится работником архива по описи, в присутствии лица, сдающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, сдающих и принимающих дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурных подразделений федерального органа исполнительной власти (организации) лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив по описям дел и номенклатуре дел.

Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации. Поэтому, в отношении документопотоков и документооборота конфиденциальных документов требуется осуществление определенных защитных мер.

Документооборот конфиденциальных документов, как объект защиты, представляет собой упорядоченную совокупность каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности потребителей этой информации.

Принципы и направления движения конфиденциальных документов в традиционном и электронном видах в любой организации едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов. Методы работы с документами, на различных этапах документооборота, могут меняться, сохраняя при этом технологическую взаимосвязь документооборота с процессом управления.

При движении конфиденциальных документов по инстанциям и уровням управления увеличивается число источников информации, обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки информации по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации.

Каналы утраты конфиденциальной информации имеются на всех стадиях и этапах документооборота. К ним относятся:

1) кража (хищение) документа или отдельных его частей, носителя чернового варианта или рабочих записей;

2) несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, запоминание текстов документов;

3) тайное или разрешенное ознакомление сотрудника организации с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;

4) подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;

5) дистанционный просмотр документов и изображений дисплея ЭВМ с помощью технических средств визуальной разведки;

6) ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала организации при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);

7) случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;

8) считывание данных в чужих массивах информации за счет использования остаточной информации на средствах копирования и хранения информации;

9) утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и средствами офисной техники;

10) гибель документа в условиях экстремальной ситуации;

11) непреднамеренные ошибки пользователей и сотрудников, обслуживающих информационные системы;

12) угрозы заряжения вычислительной и офисной техники вирусами.

В соответствии с приведенными каналами утраты конфиденциальной информации в каждой организации разрабатывается комплекс мероприятий по защите информации в документопотоках, направленный на предотвращение или ослабление угроз утраты информации.

Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота. Под защищенным документооборотом понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.

Дополнительными мероприятиями, проводимыми в организации, в рамках защищенного документооборота являются:

1) ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных рамками выполняемых ими служебных обязанностей;

2) персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;

3) персональная ответственность каждого сотрудника организации за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;

4) жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей организации.

Защищенность документопотоков в защищенном документообороте достигается за счет:

1) одновременного использования разрешительных, ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов;

2) нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, грифа ограничения доступа к документу, выделяющего его из общего потока документов;

3) формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;

4) создания специальных подразделений, ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через это подразделение.

Любому движению конфиденциального документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа не усложняющие работу персонала с документами и не увеличивающие сроки движения и исполнения документов.

Совокупность технологических стадий (алгоритмы работы с входящими и исходящими документами), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличаются от аналогичной совокупности технологических стадий потоков открытых документов, обусловленных мероприятиями защищенного документопотока.

Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе. Однако технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает при этом дополнительную задачу защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов с целью защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности предъявляются дополнительные требования:

1) централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2) операционный учет всех технологических действий, производимых с носителем информации (в том числе и чистым) и документом и учет каждого этапа движения документа;

3) учет всех без исключения конфиденциальных документов;

4) обязательный двойной контроль правильности выполнения операций по учету документа;

5) учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;

6) обязательная подпись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников организации за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

7) ознакомление или работа с документом только на основании письменного разрешения полномочного руководителя и письменное фиксирование всех обращений персонала к документу;

8) строгий контроль выполнения персоналом введенных в организации правил работы с конфиденциальными документами, обязательных для всех категорий персонала;

9) систематические проверки наличия документов у исполнителей;

10) ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;

12 коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

13) письменное разрешение полномочными руководителями процедур копирования и размножения конфиденциальных документов и контроль технологии выполнения этих процедур.

Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от обычных является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документами.

Учет (регистрация) конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксации их местонахождения. Поэтому, основная цель учета конфиденциальных документов – обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.

В отличие от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением черновика документа, т. е. до рассмотрения, распределения или согласования и подписания.

Учет конфиденциальных документов всегда централизуется по категориям документов и делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций на каждом участке обработки документов. Это позволяет дробить знание тайны организации между несколькими независимыми работниками и осуществлять коллегиальность при контроле за сохранностью документов на каждом участке.

В организациях, как правило, ведутся следующие виды учета конфиденциальных документов:

1) учет конвертов (пакетов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет документов, поступающих без конвертов, по телеграфной, факсимильной связи и электронной почте с грифом конфиденциальности;

2) учет поступления документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к конфиденциальным документам в перечне конфиденциальных документов организации;

3) учет входящих документов;

4) учет исходящих и внутренних документов;

5) инвентарный учет документов;

6) номенклатурный учет дел.

При любом виде учета, как и при учете обычных документов, выполняются следующие процедуры:

2) первичная регистрация исходных сведений о документе;

3) последующая запись рабочих сведений о документе;

4) формирование справочно-информационной картотеки по документам;

5) контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования конфиденциальных документов является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года. Это гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе и сохранность документов. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ.

Сведения, включаемые в учетную форму, при регистрации конфиденциальных документов делятся на два блока. Первый блок фиксирует постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа; наименование автора; дату; индекс; краткое содержание документа; количество листов; наличие и количество листов приложений.). Второй блок фиксирует переменные, текущие, рабочие сведения о движении документов и местонахождении документов (резолюцию руководителя; фамилию исполнителя; дату передачи документа; роспись за документ; различные отметки.).

Служба делопроизводства для регистрации исходных и рабочих сведений о конфиденциальном документе чаще всего применяет традиционную карточную форму учета документов. Однако, одним из ее серьезных недостатков является отсутствие определенной гарантии в сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их легкой подмены. В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы.

При карточной форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняются один – два экземпляра регистрационной карточки.

При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном (контрольно – учетном) журнале, обеспечивающем последовательность присвоения документам учетных номеров, контроль за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале напротив учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за получение документа.

При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного (контрольно – учетного) журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека.

В организациях, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. В этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за сохранностью конфиденциальных документов, их движением и наличием, а также своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся конфиденциальные документы в этом случае отдельно от документов обычного потока документов.

Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет следующих конфиденциальных документов:

1) не включенных в номенклатуру дел и не подлежащих подшивке в дела;

2) изъятые по какой либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом;

3) технические носители информации (чистые и с записанной информацией);

4) бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов;

5) при необходимости – журналы учета документов и учетные картотеки, книги выдачи дел и документов, законченные производством дела.

Инвентарный учет конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах.

На основе применяемых регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных, предназначенный для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения документов, обеспечения контроля исполнения и проверки наличия документов.

Банк данных по документам должен:

2) иметь единообразную форму построения, учетные формы, наименование граф однозначно понимаемых сотрудниками;

3) обладать минимальной трудоемкостью при его формировании и ведении;

4) обеспечивать сопоставление учетных номеров при переводе документа с одного вида учета на другой;

5) вестись по месту хранения конфиденциальных документов.

Справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам может быть традиционным или автоматизированным.

Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам независимо от вида учета включает в себя:

1) журналы учета документов по видам учета или учетную валовую картотеку с разделами неисполненных и исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;

2) учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;

3) справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использования признаку;

4) кодификационную картотеку по распорядительным документам;

5) контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;

6) передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и учетной карточки с одного структурного подразделения в другое, от одного работника этого подразделения другому.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от банков данных открытой информации. При этом дополнительно организуется состава и динамики актуализации всех машинных массивов документов, всех типов магнитных носителей информации и записанных на них документов.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам должен иметь следующие электронные учетные массивы:

1) инвентарную валовую опись традиционных, электронных и иных конфиденциальных документов организации с указанием их местонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета (контрольные журналы);

2) массивы электронных учетных карточек документов по видам учета;

3) массив электронных карточек учета выдачи документов по видам учета;

4) описи рабочего и архивного массивов электронных конфиденциальных документов по каждому компьютеру;

5) массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с перечислением документов, записанных на каждом носителе;

6) описи документов (на любых носителях), находящихся у руководителей и исполнителей.

С целью предотвращения опасности утраты конфиденциальных документов и несанкционированного ознакомления с ними при получении в делопроизводстве выполняется комплекс технологических процедур, таких как: прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.

Эти процедуры требуют выполнения следующих мероприятий:

1) контроля сохранности, целостности и комплектности документов, установления возможного факта несанкционированного вскрытия пакетов на пути их следования от отправителя до адресата;

2) документирование удостоверения факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакетов;

3) формирования исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;

4) учета документов, присланных во временное пользование;

5) исключения возможности ознакомления работников службы ДОУ с документами, составляющими особую ценность или имеющими пометку «Лично»;

6) предотвращения утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;

7) контроля соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;

8) установления связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной норме;

9) обеспечения проверки наличия документов, зарегистрированных в форме учета пакетов.

Поступающие пакеты до их вскрытия и незаконвертованные документы регистрируются в форме учета пакетов, что документирует факт доставки пакета или документа. Сделанная запись является основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.

Вскрытие поступивших конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всех поступивших конфиденциальных документов осуществляет лицо, допущенное к работе с конфиденциальной информацией.

Изъятые из пакетов и конвертов поступившие документы делятся на две группы: имеющие гриф ограничения доступа и не имеющие такого грифа. Документы, не имеющие грифа ограничения доступа, сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к категории конфиденциальных.

При совпадении содержания или его элементов поступившего документа с одной из позиций перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности, указывается срок его действия и условия снятия грифа ограничения доступа.

Документы, не содержащие конфиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки по алгоритмам открытой документации. Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случаях, если документ не входит в число конфиденциальных для данной организации. Гриф может быть изменен только с целью повышения уровня конфиденциальности.

Учет конвертов и незаконвертованных документов в технологическом аспекте тесно связан с учетом поступивших конфиденциальных документов. Учету подлежат все зарегистрированные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные документы независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности.

Карточка учета входящего конфиденциального документа включает в себя:

1) исходные сведения о документе (входящий номер, гриф ограничения доступа, дату поступления, исходящий номер документа и дату, количество листов основного документа и приложений, откуда поступил документ, вид документа и его краткое содержание);

2) сведения о месте хранения документа (индекс дела, номер листов дела, подписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа, отметки о проверках наличия документа);

3) сведения о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основного документа и приложений; роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о движении первого экземпляра карточки; отметка о закрытии всех позиций карточки);

4) сведения об отправке документа (куда направлен документ, количество листов основного документа и приложений, наименование и номер сопроводительного документа и его дата, подписи лиц, подтверждающих проверку правильности отметок об отправке, отметка о возврате).

Номер поступившего документа проставляется на первом листе поступившего документа, первом листе приложения к нему с указанием грифа конфиденциальности и отметкой о регистрации.

После завершения учета поступивших конфиденциальных документов они передаются для работы руководителям и исполнителям.

Передача документов для движения осуществляется в соответствии с его функциональной принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам.

Разрешительная система доступа – это совокупность обязательных норм и требований, устанавливаемых руководителем или коллективным органом управления организации с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей специализированных помещений и рабочих мест, определенного состава конфиденциальных документов и сведений.

Эта система решает следующие задачи:

1) ограничение и регламентация состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют знания тайны организации и работы с конфиденциальными документами;

2) строго избирательное и обоснованное распределение документов и информации между сотрудниками;

3) обеспечение сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций;

4) беспрепятственный проход сотрудника в конкретное рабочее помещение и выделенному ему офисному оборудованию и компьютеру;

5) предотвращение несанкционированного ознакомления с конфиденциальной информацией посторонних лиц;

6) рациональное размещение рабочих мест сотрудников, исключающее бесконтрольное использование конфиденциальной информации.

Доступ к конфиденциальной информации санкционируется руководством организации только в письменном виде в виде распорядительного документа либо визы на служебной записке или определенном конфиденциальном документе.

Особенностью использования конфиденциальной информации является то, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а руководитель, санкционирующий доступ к ней. Это обеспечивает то, что тайну организации знает только ограниченный круг лиц и разглашение отдельной ее части не наносит серьезного вреда деятельности организации.

Реализация разрешительной системы доступа к документам основывается на анализе их содержания, которое является главным критерием однозначного определения кто, как, когда и с какими категориями документов имеет право ознакомиться и работать.

Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и подписи лица, который обращался к документу. Этот факт указывается также в карточке осведомленности сотрудника о тайнах организации.

При рассмотрении документов руководитель организации в целях защиты информации обязан решать задачи:

1) принятия решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;

2) исключения возможности ознакомления с документом посторонних лиц в процессе своей работы с документом;

3) исключение возможности кражи или копирования документов посетителями, техническим и обслуживающим и другим персоналом;

4) исключения возможности утечки информации по техническим каналам при обсуждении документа по незащищенным каналам связи;

5) обеспечения физической сохранности всех частей документа.

Передача (прием) документов руководителю, исполнителям осуществляется только под роспись в журнале учета конфиденциальных документов либо по передаточному журналу сотрудником службы ДОУ.

Все полученные руководителем или исполнителем конфиденциальные документы в обязательном порядке вносятся им в опись документов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов, записи отметок службы ДОУ о возврате документов и постоянно хранится у исполнителя.

Прием – передача конфиденциальных документов производится полистно с целью проверки комплектности документа, его состояния и исключения возможности подмены отдельных листов документа.

Работник службы ДОУ, принявший возвращенный документ, делает отметку в учетной карточке документа, в описи исполнителя и одновременно делает отметку о новом местонахождении документа в контрольном журнале.

Таким образом, в процессе учета, распределения, рассмотрения, передаче документов исполнителям и приеме их обратно выполняется весь комплекс технологических операций, как обычного документооборота, так и ограничительных операций защищенного документооборота.

Под исполнением конфиденциального документа , как и обычного, понимается процесс документирования управленческого решения и действия исполнителей по выполнению заданий, предписываемых документом или резолюцией руководителя организации. Но в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную процедурами и этапами защищенного документооборота, основными из которых являются:

1) установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

2) оформление и учет носителя для документирования конфиденциальной информации;

3) составление, изготовление и издание конфиденциального документа.

Особенностью исполнения конфиденциальных документов является то, что по отношению к ним система защиты конфиденциальной информации начинает функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т. е. до создания будущего документа.

При составлении конфиденциального документа следует установить, является ли используемая информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей необходимо присвоить в случае издания (подписания) документа.

Основой присвоения издаваемому документу грифа конфиденциальности составляют перечень конфиденциальных сведений и документов организации и требования партнеров.

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичного этапа работы по созданию текста обычного документа, но имеет ряд особенностей. Особенностями составления текста конфиденциального документа является то, что:

1) объем включаемых в документ конфиденциальных сведений должен быть минимальным и определяться реальной ситуацией;

2) документ всегда должен касаться только одного вопроса (темы), что важно для быстрого доведения документа до исполнителя, четкого функционирования системы доступа персонала к конфиденциальной информации и предотвращения несанкционированного ознакомления исполнителей с излишней информацией;

3) необходимо заранее предусмотреть, что сводные плановые, организационные, распорядительные, отчетные и другие подобные документы не должны в полном объеме рассылаться в структурные подразделения и отдельным исполнителям, а доводиться в виде отдельных приложений или документов;

4) информация, относящаяся к тайне организации, должна быть максимально локализована в конкретной части документа или его определенных частях;

5) включаемые в документ конфиденциальные иллюстрации, схемы, графики и чертежи должны наклеиваться на учтенные листы и оговариваться в сопроводительном письме или специальной записи;

6) конфиденциальные показатели (формулы, выводы, результаты наблюдений, опытов, описания технологических процессов и т. д.) должны фиксироваться в документе только один раз, а при необходимости их повторного описания делается ссылка на документ, в котором они были ранее отражены.

Отличительной особенностью изготовления конфиденциальных документов является то, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен на основе черновика, не зарегистрированного в службе защищенного документооборота и обрести статус правомерно документированной информации без письменного разрешения полномочного должностного лица организации. Это обусловлено тем, собственником или владельцем информации является не исполнитель, руководитель организации.

Работа по подготовке изданию конфиденциальных документов должна проводится на специально оборудованных местах, обеспечивающих условия сохранения конфиденциальной информации от несанкционированного обозрения и утраты или хищения информации. На рабочем месте должен находиться только тот документ материалы к нему, с которыми в данный момент работает исполнитель. Остальные материалы должны храниться в сейфе или специально оборудованном месте. Исполнителям запрещается хранить конфиденциальные документы вне сейфа или специально оборудованного места. При работе с конфиденциальными материалами на компьютере по окончанию работы и в конце каждого рабочего дня исполнитель обязан перенести конфиденциальную информацию на съемные носители и стереть ее в памяти компьютера.

Обработка изданных конфиденциальных документов осуществляется централизованно в службе ДОУ в соответствии аналогично обработке обычных документов с учетом требований защищенного документооборота.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов наряду с задачами обычного документооборота решаются задачи защиты информации и ее носителя, предусматривающие:

1) исключение возможного тайного вскрытия конверта и несанкционированного ознакомления с документом при его пересылке (передаче) адресату, подмены документа и листов;

2) ограничение возможности утери, кражи или подмены конверта с конфиденциальными документами;

3) подтверждение факта отправки документа и правильности оформления этого факта в учетных формах;

4) исключение ошибочной отправки документа, конверта другому адресату, необоснованной рассылки документов нескольким адресатам.

Разрешением на отправку конфиденциального документа является подписанное руководителем организации сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма.

При подготовке документа к отправке на лицевой стороне конверта (пакета) обозначается гриф конфиденциальности, адресные реквизиты и номера вложенных документов. На оборотной стороне конверта (пакета) в местах склеивания ставятся печати организации. Конверты с конфиденциальными документами адресатам курьерами под роспись за получение в разносной книге, реестре или в расписке.

При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используют двойное пакетирование документов (вкладывание конверта в конверт). При этом, гриф конфиденциальности и другие реквизиты ставятся на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется как при отправке обычных документов в соответствии с почтовыми правилами. Факт отправки конфиденциальных документов подтверждается почтовыми реестрами.

Конверты для отправки конфиденциальных документов должны быть светонепроницаемыми, прочными, исключающими возможность вскрытия места склейки.

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам.

Вместе с тем, задачами систематизации и ведения дел являются не только эффективное использование конфиденциальных документов в управленческой деятельности и других видах деятельности, но и обеспечение сохранности документов, массивов информации и их носителей в процессе хранения и использования.

В процессе текущего архивного или оперативного хранения дел ценные и конфиденциальные документы организации подвергаются таким же угрозам, как и во время их движения и обработки в документопотоках.

Помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения задач:

1) учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;

2) закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;

3) учета дел архивного фонда;

4) учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.

Табличная часть номенклатуры дел конфиденциальных документов имеет дополнительные графы:

1) гриф конфиденциальности дела;

2) фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делом;

3) отметку о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);

4) отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).

Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения исполнителям работать с документами.

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников организации, которые допущены к делу и будут с ними работать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие примерно одинаковый срок действия грифа конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и открытое дело.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.

После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства и помещается в аналогичное по заголовку дело открытого доступа временного, длительного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.

В целях своевременного снятия грифа конфиденциальности рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, описи, журналы конфиденциальных документов и выделять те из них которые могут быть удалены из банка защищаемых документов. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия: срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятием. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или приложение к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая состоит из следующих операций:

1) проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

2) годовая проверка наличия дел и документов;

4) проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;

5) включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

6) переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;

7) распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том) картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается.

В процессе формирования и хранения конфиденциальные дела и документы могут подвергаться следующим угрозам:

1) получение сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);

2) утеря работником службы КД контроля за использованием дел сотрудниками фирмы (за счет плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);

3) утрата (кража, утеря) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмена документов, отдельных листов;

4) ошибочная выдача дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;

5) умышленное или случайное несанкционированное уничтожение дел и документов;

6) гибель дел и документов в результате экстремальной ситуации;

7) доступ к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнение требования инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Конфиденциальные, не подшитые исполненные и неисполненные, документы должны храниться у работника службы ДОУ в папках, на которых указывается их целевое назначение, фамилии сотрудников фирмы, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка в дело, отправление и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

1) оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

2) оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

3) оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

4) подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

5) внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы: учетный номер документа; гриф конфиденциальности; дату подписания или утверждения; вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность.

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется аналогично обложке традиционного дела. В футляр вкладываются список исполнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе.

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

1) проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

2) внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

3) нумерация листов документа в деле,

4) при необходимости– внесение изменений в реквизиты обложки дела;

5) подшивка документа в дело (прошнуровывание документов), проверка правильности нумерации листов;

6) внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

7) проверка правильности подшивки документа;

8) возврат учетной карточки документа в соответствующую картотеку.

В дело включаются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:

1) подшивка и оформление заверительного листа– листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

2) оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

3) опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

4) внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

5) проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

6) при необходимости– внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

7) по окончании года – закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

8) внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

9) при необходимости– внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников являются:

1) проверка работником службы ДОУ полномочий исполнителя, наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

2) выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешении и выдачи;

3) помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями»;

4) при возврате дела сотрудником– проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

5) роспись работника службы ДОУ за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

6) помещение дела и карточки в места хранения. Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор операций.

Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

Как мы видим, приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятии его из дела нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения.

Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы ДОУ или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжает храниться в службе ДОУ на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожается.

Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и специалистов более одного рабочего дня не разрешается. Конфиденциальные текущие и архивные дела хранятся централизованно в службе ДОУ в условиях, исключающих их хищение, уничтожение или несанкционированный доступ посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается.

Дела в службе ДОУ хранятся в сейфах, металлических шкафах, которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок и последовательности эвакуации дел при экстремальных ситуациях.

Дела, как правило, располагаются в последовательности номеров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в вертикальном положении.

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив (архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа.

Технологический процесс уничтожения конфиденциальных документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые особенности.

При их уничтожении должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми конфиденциальными материалами, поскольку при уничтожении безопасность подобных материалов подвергается следующим угрозам:

1) подмена документов, предназначенных для уничтожения, или изъятие из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей и т. п.);

2) ошибочное или умышленное выделение для уничтожения или фиктивное «уничтожение» ценных документов и дел;

3) неполное уничтожение документов, дел и носителей, позволяющее восстановить их текст;

4) утрата (утеря, кража) документов и дел, выделенных для уничтожения.

Указанные угрозы могут стать контролируемыми при соблюдении следующих условий уничтожения документов, дел и носителей информации:

1) коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;

2) документирование (актирование) подготовки к уничтожению и уничтожения документов и дел;

3) внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов и дел.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности, санкционируется экспертной комиссией фирмы и производится с оформлением и без оформления акта.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает в себя следующие процедуры:

1) подготовка документов, дел и носителей информации к уничтожению;

2) оформление акта на уничтожение;

3) уничтожение документов по акту;

4) уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.

Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.