Как рассчитать оптимальные расходы на фот. Как рассчитать фонд оплаты труда

Фонд оплаты труда включает в себя разнообразные выплаты трудовому коллективу. Как его рассчитать, спланировать и проанализировать, расскажет наш материал.

Фонд оплаты труда - что входит в это понятие и в чем его отличие от фонда зарплаты?

Два фонда (оплаты труда и зарплаты) взаимосвязаны между собой, но не являются идентичными. Хотя совпадение этих показателей возможно, когда фирма экономит на разного рода выплатах (социальных и прочих) своим работникам и кроме непосредственного вознаграждения за труд (зарплаты) никакие иные выплаты не предусматривает.

Каждый руководитель компании и индивидуальный предприниматель должен представлять, что включает в себя фонд оплаты труда. Если исходить из теоретического аспекта, фонд оплаты труда (ФОТ) - это совокупность средств фирмы (как в денежной, так и в натуральной форме), затраченных за определенный временной промежуток на выплаты трудовому коллективу.

В первую очередь в состав ФОТ входят зарплаты и премии , а также разнообразные доплаты (за совмещение , за работу в ночное время суток и др.). Вслед за перечисленными элементами следуют стимулирующие и компенсирующие компоненты ФОТ, а также иные выплаты (к примеру, начисленные за время, которое не отработано, но по закону подлежит оплате). В целом в состав ФОТ входят фонд заработной платы (ФЗП), социальные и прочие выплаты.

ФЗП - понятие более узкое, чем ФОТ, но формируются и рассчитываются оба фонда по схожим алгоритмам. Об этом поговорим в следующих разделах.

Как рассчитать ФОТ: формула расчета по балансу

Что включает в себя фонд оплаты труда и как его правильно рассчитать? Подобный вопрос актуален для всех коммерсантов - зарплатная составляющая себестоимости товаров или услуг зачастую составляет значительную ее долю и влияет на конечный финансовый результат работы компании.

Чрезмерная экономия на размере ФОТ чревата - скудная зарплата, отсутствие стимулирующих и компенсационных выплат не способствуют высоким производственным показателям и получению достойной прибыли. Результатом такой прижимистости коммерсанта могут стать текучесть кадров, низкая производительность труда, желание отдельных членов коллектива восполнить сумму получаемого вознаграждения за труд за счет имущества фирмы и т. д.

Формула расчета ФОТ представляет собой сумму разнообразных его составных частей. Количество элементов такой формулы зависит от содержания внутрифирменных локальных актов. К примеру, если этими документами предусмотрена ежемесячная выплата работникам зарплаты (ЗП), премии (ПР), а также материальной помощи (МП) в дополнение к отпускным (ОТП), то формула расчета ФОТ будет выглядеть следующим образом:

ФОТ = ЗП+ ПР + ОТП + МП.

Алгоритм расчета фонда оплаты труда, формула которого представлена выше, является схематичным, и расчет ФОТ (как и расчет фонда заработной платы) в различных компаниях может проводиться по более детализированному или сокращенному варианту формулы в зависимости от состава ФОТ и ФЗП.

Когда в качестве источника информации для формулы используются регистры бухучета, фонд зарплаты за некоторый срок рассчитывается следующим образом. Складываются данные по кредиту 70-го счета («Рас-че-ты с пер-со-на-лом по опла-те труда») с дебета счетов:

• 20-го, на котором отражаются операции характерные для «Основного производства»;
• 25-го, где отражаются «Об-ще-про-из-вод-ствен-ные рас-хо-ды»;
• 26-го, отведенного для «Об-ще-хо-зяй-ствен-ных рас-хо-дов»;
• 08-го, где записываются «Вло-же-ния во вне-обо-рот-ные ак-ти-вы»;
• 91-го, предназначенного для «Про-чих до-хо-дов и рас-хо-дов» и т.п.

Что входит в фонд заработной платы: его состав и структура в балансе

Фонд заработной платы - один из элементов ФОТ, представляющий собой выраженную в стоимостной форме сумму средств, предназначенных для выплаты заработной платы членам трудового коллектива.

Состав фонда заработной платы, как и в целом состав ФОТ, во многом зависит от внутрифирменной структуры и содержания локальных «зарплатных» актов (положения об оплате труда, о премировании и др.). Помимо выплат - вознаграждений за труд (по тарифам и ставкам), ФЗП включает премии, вознаграждения и поощрительные выплаты.

Можно выделить 4 основные составные части ФЗП:

• непосредственно зарплата;
• оплата неотработанного временного промежутка (отпуска , простои и др.);
• поощрительные выплаты (премии, бонусы за выслугу лет и др.);
• «поддерживающие» выплаты (бесплатная или частичная компенсация работникам питания, коммунальных услуг, топлива и др.).

Структура в балансе ФЗП в разных компаниях различается. К примеру, структура «зарплатного» фонда небольшой консалтинговой фирмы может выглядеть следующим образом:

Всего ФОТ - 100%, в том числе:

• администрация - 35%;
• консультанты - 40%;
• бухгалтерия - 15%;
• технический персонал - 10%.

В отношении формулы расчета ФЗП применяются те же алгоритмы и подходы, что и для расчета ФОТ, описанные в предыдущем разделе.

ФЗП, как и ФОТ в целом, требует к себе скрупулезного и внимательного подхода, поэтому уважающие себя фирмы регулярно составляют смету «зарплатного» фонда, а также занимаются не только его планированием, но и регулярным анализом. Об этом поговорим далее.

Что такое смета ФОТ?

Основное назначение сметы ФОТ - планомерное использование «зарплатных» средств. Обычно расчеты составляются на год с разбивкой по кварталам или месяцам. Из сметы должно быть видно, по каким направлениям расходуются средства, а также величины компонентов ФОТ.

Отдельно производится разбивка «зарплатных» расходов по категориям работников (администрация, основной производственный персонал и т. д.). Это позволяет осуществлять контроль над использованием средств и использовать необходимую «зарплатную» информацию для целей внутреннего планирования.

Смета может составляться не только по основным элементам ФЗП, но и по выплатам, носящим социальный характер и прочим.

Смета ФОТ - элемент планирования, характерный в большей степени для крупных предприятий, имеющих в штате специалистов соответствующего уровня и квалификации и сохраняющих подходы к планированию со времен плановой (социалистической) экономики. В современных коммерческих структурах этот документ менее распространен или имеет иное название. О процессе планирования поговорим в следующем разделе.

Планирование ФОТ

Исходя из того, что включает в себя фонд оплаты труда весомую долю общих расходов компании, важным вопросом является предварительное (плановое) определение структуры и размера ФОТ.

Процесс планирования ФОТ можно представить следующим алгоритмом:

1. Собрать информацию о структуре фирмы, численности персонала и его движении, данных по средней зарплате, плановых показателях производства; изучить штатное расписание и внутренние локальные акты, связанные с ФОТ (положения об оплате труда, о премировании и др.).
2. Спрогнозировать среднюю численность персонала на плановый временной промежуток.
3. Выбрать структуру планирования (определиться с основными плановыми параметрами и степенью детализации показателей), составить смету.
4. Рассчитать ФОТ, избрав наиболее приемлемый способ его исчисления.

С внутрифирменными «зарплатными» локальными актами знакомьтесь в материале «Положение об оплате труда работников - образец 2018 - 2019» .

Спрогнозированный ФОТ позволяет осуществлять своевременный анализ и контроль его использования.

Анализ использования ФОТ

Анализировать использование ФОТ - значит выявлять причины отклонения фактических «зарплатных» расходов от плановых, сопоставлять темпы роста зарплаты с темпами изменения производительности труда, определять резервы для совершенствования оплаты труда и др. Результатом анализа использования ФОТ является перечень мероприятий, направленных на улучшение использования ФОТ.

Для анализа использования «зарплатного» фонда сумму расходов на оплату труда подразделяют на 2 части: постоянную (зарплаты, доплаты и отпускные работников-повременщиков) и переменную («зарплатные» расходы сдельщиков).

В отношении постоянной части ФОТ применяются детерминированные факторные модели анализа. Проводится изучение влияния на ФОТ таких факторов, как среднесписочная численность, среднегодовая и среднедневная зарплата работника, средняя продолжительность рабочей смены, количество отработанных за год дней одним работником.

Для анализа переменной части используются иные показатели, исходя из того, что на эту часть ФОТ наибольшее влияние оказывает трудоемкость изготовления единицы продукции и расценки за единицу ее изготовления.

Проводить анализ фонда заработной платы простым сопоставлением показателей «зарплатного» фонда с аналогичными данными предыдущих периодов и плановыми данными не является достаточным. Важно учесть все структурные нюансы, влияющие на ФОТ (изменение в ассортименте выпускаемой продукции, объемах производства, трудоемкости изготовления продукции т. д.).

Эффективное использование средств, предназначенных для оплаты труда, достигается следующим условием: темп роста производительности труда должен быть выше темпа роста его оплаты.

Подробнее о методах анализа показателей бухгалтерских отчетов см. материал «Методы проведения анализа отчета о прибылях и убытках» .

Справка о ежемесячном фонде оплаты труда - образец

Этот документ коммерческим структурам может понадобиться в следующих обстоятельствах:

• при оформлении займа в кредитном учреждении;
• банк может затребовать справку для подтверждения порядочности компании в том плане, что снимаемые со счета деньги действительно идут на оплату труда;
• при осуществлении контрольных мероприятий специалистами ФНС или страховых фондов.

Для структур бюджетного подчинения этот документ является обязательным.

Справка может при этом содержать информацию не только о размере фонда оплаты труда за месяц, но и за иной период. Более того, документ может составляться и по предполагаемым показателям, и по реально сложившимся выплатам.

Унифицированной формы для этого документа не предусмотрено. Мы подготовили шаблон, который должен подойти для организаций и ИП, поскольку в него включены все требуемые в таких случаях сведения. Предлагаем скачать образец справки о ежемесячном фонде оплаты труда на нашем сайте.

Итоги

Фонд оплаты труда включает в себя все заработанные сотрудниками выплаты в денежной и натуральной форме (зарплаты, премии, компенсации, надбавки и др.), а также социальные и иные выплаты.

Формирование ФОТ производится с учетом действующих в организации «зарплатных» локальных актов (коллективного договора, положений об оплате труда, премировании и др.).

Оплата труда – главный механизм регулирования трудовых отношений и мощный стимул заинтересованности персонала в качестве выполняемой работы. Затраты на заработную плату сотрудникам – одно из основных направлений расходов любого предприятия. Поэтому решение вопросов, связанных с формированием фонда оплаты труда (ФОТ), всегда должно находиться на контроле у руководства фирмы, при этом решаться своевременно и в пользу персонала. В статье речь пойдет о значении ФОТ, его отличии от ФЗП, структуре, порядке расчета.

Что такое фонд оплаты труда?

Фонд оплаты труда – это денежные средства предприятия, которые рассчитываются для выплаты персоналу за оказанные им услуги за определенный временной период. В сумму входит не только заработная плата, но также дополнительные премии, надбавки, компенсации из разных источников финансирования.

При помощи фонда оплаты труда анализируют затраты на выплату вознаграждения работникам различных структурных подразделений, регулируют, оптимизируют, корректируют ставки, оклады, расценки. Именно от данной суммы происходят начисления всех выплат, предусмотренных действующим законодательством: отчисления в социальные, страховые фонды, пенсионные отчисления и др. Поэтому ФОТ – это не только механизм для рационального распределения средств компании, но также инструмент стимулирования и поощрения ее работников.

Регулируют данную сумму не только организации, но и законодательные акты, поэтому у любого работника есть возможность самостоятельно узнать, что входит в ФОТ и рассчитать его величину.

Что включает в себя ФОТ?

Для вычисления общей величины расходов на выплату персоналу заработной платы производят расчет фонда оплаты труда, структура которого включает следующие данные:

• заработная плата, начисляемая работникам, вне зависимости от выполняемых ими должностных обязанностей;
• если оплата за работу сотрудникам начисляется в виде выпущенной продукции, то при расчете включают стоимость этой продукции;
• все поощрения, начисляемые работникам в виде денежного вознаграждения;
• если для сотрудников фирмы организовано бесплатное питание, то в фонд войдут средства, которые выделяются на него;
• надбавки за выполнение работы без перерыва, за выслугу лет;
• средства, начисленные в счет компенсаций больничных листов или прогулов не по вине работников;
• надбавки для выплаты сотрудникам, переведенным на нижестоящие должности;
• средства, выделяемые на проезд, оплату проживания для работников, работающих вахтовым методом;
• средства на зарплату сотрудникам сторонних организаций или индивидуальным предпринимателям, оказывающим разные услуги;
• средства для выплаты пенсий, если сотруднику пришлось выйти на пенсию в связи с наступлением особой ситуации (например, получена производственная травма, ставшая причиной получения инвалидности до достижения работником пенсионного возраста, предусмотренного законодательством).

Из расчета исключаются такие суммы, как:

• дивиденды;
• кредиты, выдаваемые сотрудникам без начисления процентов за пользование денежными средствами;
• социальные пособия, начисляемые и выплачиваемые из государственного бюджета;
• премии, выдаваемые персоналу за качественную работу в течение года;
• любые виды материальной помощи;
• компенсации, вызванные ростом цен.

Также при расчете не принимаются во внимание одноразовые или непостоянные выплаты, средства, которые работающие получают из фондов страхования.

Отличия между ФОТ и ФЗП

Несмотря на схожую формулировку между двумя этими показателями, у них есть одно принципиальное различие:

• величина ФОТ включает сумму начисленной заработной платы и социальных выплат за определенный временной период;
• в ФЗП включена сумма заработка (оклады, надбавки, премии, компенсации, связанные с условиями труда) за вычетом социальных выплат за аналогичный период времени. То есть все те суммы, которые полагаются сотруднику за фактически отработанное время и выполненную работу.

Разница будет понятнее, если привести конкретный пример:

На предприятии за ноябрь 2017 года начислено 500 000 рублей, выплаты за этот месяц составили:

– 130 000 рублей – сумма начисленного аванса работникам за ноябрь 2017 года.

Таким образом, ФОТ составил 500 000 рублей, а ФЗП – 430 000 рублей.

Два показателя могут по величине совпадать друг с другом на тех предприятиях, где не предусмотрено поощрение работников в денежном эквиваленте или любое другое поощрение, при этом выплачивается только заработная плата. Тогда и при планировании текущих и будущих расходов фирмы во внимание принимается только ФОТ. Он представляет собой более широкое понятие и включает суммы всех начислений, в том числе и фонд заработной платы (ФЗП).

Формула расчета годового ФОТ

На предприятии расчетом занимается бухгалтерия, но при желании самостоятельно вычислить величину данного показателя может любой работник.

Все сотрудники, рассчитывающие ФОТ, должны быть осведомлены о том, на основании каких документов и по каким правилам определяется этот показатель. На величину ФОТ прямое влияние оказывает система оплаты труда, существующая в организации.

Во внимание принимаются следующие факторы:

• величина оклада;
• размеры тарифной сетки;
• расценки за выполнение сдельных работ;
• различные надбавки и премии.

Вычисление проводится на основании данных, полученных из следующих документов:

• расчетные ведомости за год, где отражаются все выплаты, осуществляемые предприятием по всем работникам без исключения;
• табели учета рабочего времени. Ведением данной документации занимаются ответственные лица. Именно они вносят в табели количество фактически отработанных часов, а также пропущенного и сверхурочно отработанного времени;
• штатное расписание по всем сотрудникам, в котором обозначены тарифные ставки, размеры надбавок к окладам, показатели выработки и т.д.

Стандартной формулы для расчета годового фонда нет. Тем не менее для определения значения показателя в цифровом выражении применяются два способа:

ФОТ г = Сзп * Ч * 12 , где

ФОТ г – годовой фонд оплаты труда;

Сзп – средняя заработная плата на предприятии за определенный временной период (год);

Ч – среднесписочная численность всех работников предприятия.

Чтобы получить размер средней заработной платы, сумму всех выплат, которые были начислены и выплачены персоналу, делят на 12 месяцев.

ФОТ г = (Зг + Дд) * К , где

Зг – заработная плата, начисленная сотрудникам за год;

Дд – доплаты и иные поощрения персонала;

К – фиксированный коэффициент для предприятий, работающих в районах Крайнего Севера или на приближенных к нему территориях.

Формула расчета месячного ФОТ

Для определения месячного фонда используют видоизмененную формулу нахождения годового показателя:

ФОТ м = Сзп * Ч , где

ФОТ м – месячный фонд оплаты труда;

Сзп – средняя заработная плата за месяц;

Ч – среднесписочная численность.

Осознанный и взвешенный подход при планировании деятельности любого предприятия – залог стабильности и успешного развития в будущем. ФОТ относится к важнейшим финансовым показателям, правильность расчета которого станет основополагающим фактором при прогнозировании трудовой деятельности и разработки комплекса мероприятий, направленных на стабилизацию баланса фирмы.

Так как фонд формируют предприятия, которые самостоятельно занимаются собственным финансированием, то осуществляя планирование и расчет этого показателя, необходимо отдельно направлять средства на формирование резервных фондов. Такие мероприятия помогут не только возмещать задолженности перед персоналом, но также резервировать оставшиеся лишними денежные средства.

Заключение

Таким образом, оплата труда – многофакторное понятие, включающее множество разных элементов, действие которых направлено на установление зарплаты и рационализацию расходования средств организации. Поэтому, формируя ФОТ, важно принимать во внимание не только интересы фирмы, но и всех сотрудников, а также специфику деятельности компании.

Основное назначение бюджета расходов на персонал — планомерное использование зарплатных средств. Составляя такой бюджет на предстоящий год, экономисты и бухгалтеры анализируют экономические показатели по всем направлениям финансово-экономической деятельности учреждения, проводят инвентаризацию основных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, закрывают финансирование за счет выделенных субсидий на выполнение государственного задания, проверяют остатки по всем счетам, составляют план финансово-хозяйственной деятельности на очередной год.

Чтобы точно и быстро определить плановые назначения по всем видам расходов, используют программу Excel. В статье рассмотрим, как с помощью этой программы специалисты организации могут планировать фонд заработной платы.

О ПЛАНИРОВАНИИ ФОНДА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Планирование фонда заработной платы является частью плана финансово-хозяйственной деятельности. Планирование этого фонда позволяет заранее спрогнозировать и оценить предполагаемые расходы организации на трудовые ресурсы. Это особенно актуально там, где доля затрат на оплату труда составляет весомую часть в себестоимости продукции (выполнении работ, оказании услуг).

Расходы на оплату труда относят на себестоимость продукции. Чем больше затраты, тем меньше прибыль. Определение суммы фонда оплаты служит для разработки мероприятий по экономии затрат. Следовательно, у организации появляется возможность увеличить рентабельность производства.

Фонд заработной платы организации — сумма денежных средств, необходимая для оплаты труда персонала за выполнение установленного объема работ. Обычно удельный вес расходов на оплату труда в общей сумме расходов организации составляет 55 % .

К СВЕДЕНИЮ

Выплату заработной платы, отпускных, компенсаций, пособий за первые три дня временной нетрудоспособности и премий за достигнутые результаты в работе планируют по статье 211 КОСГУ.

Планирование фонда оплаты труда осуществляют с использованием метода сбора информации по всем видам начислений, исходя из фактических данных и с учетом изменений на предстоящий год.

Документы, необходимые для планирования фонда оплаты труда:

• штатное расписание;
• Положение об оплате труда;
• коллективный договор;
• Положение о порядке оплаты труда сотрудников, занятых оказанием платных услуг;
• график отпусков.

Каждая организация разрабатывает собственное Положение по оплате труда, в котором предусматривает особенности начисления заработной платы как за счет выделенных субсидий на выполнение государственного задания (КФО 4), так и за счет средств от приносящей доход деятельности (КФО 2).

Положение о премировании имеет законодательную силу, именно оно определяет, как начисляются поощрения и премии работникам.

Замечания

1. Премия — выплата стимулирующего характера, начисляемая за достигнутые результаты в работе.

2. Премирование — метод стимулирования заинтересованности работников в результатах деятельности организации.

С работником, труд которого оплачивается за счет разных источников финансирования, должен быть соответствующим образом оформлен трудовой договор. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.

В рамках основного трудового договора должны быть предусмотрены постоянные выплаты за счет разных источников финансирования. В договоре с сотрудниками, которые занимаются выполнением работ и оказанием услуг по предпринимательской деятельности , предусматривается ежемесячная выплата в процентном отношении от доходов, полученных от внебюджетной деятельности за предыдущий месяц.

В государственных учреждениях здравоохранения систему оплаты труда определяют с учетом следующих нормативных правовых актов:

• Постановление Правительства РФ от 05.08.2008 № 583 (в ред. от 10.12.2016) «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных и казенных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений»;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 818 (в ред. от 17.09.2010) «Об утверждении Перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных, автономных казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат стимулирующего характера в этих учреждениях»;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 822 (в ред. от 20.02.2014) «Об утверждении Перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных, автономных казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат компенсационного характера в этих учреждениях».

Системой оплаты труда предусмотрены следующие выплаты:

• базовый должностной оклад;
• компенсационные выплаты;
• стимулирующие выплаты.

Базовый должностной оклад (базовая ставка заработной платы) — должностной оклад работника государственного или муниципального учреждения без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Компенсационные выплаты — доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Стимулирующие выплаты — доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты: выплаты за интенсивность и высокие результаты работы, за качество выполняемых работ, за стаж непрерывной работы, выслугу лет, премиальные выплаты по итогам работы (за квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

Оплата труда штатным сотрудникам по бюджетной деятельности планируется исходя из базовых должностных окладов, компенсационных и стимулирующих выплат.

ПЛАНИРОВАНИЕ И РАСЧЕТ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА В ПРОГРАММЕ EXCEL

Рассмотрим, как быстро и точно рассчитать плановые бюджетные средства на заработную плату, на примере медицинского учреждения. Для этого составим таблицу в MS Excel согласно утвержденному штатному расписанию и определим фонд заработной платы на месяц по каждому сотруднику, по структурным подразделениям и в целом по учреждению здравоохранения.

При составлении планового фонда будем учитывать следующее: если работнику присвоена квалификационная категория, его оклад умножается на повышающий коэффициент:

• высшая категория — 15 % ;
• первая категория — 12 % ;
• вторая категория — 10 % .

Доплата за выслугу (стаж) зависит от количества лет, проработанных в медицинском учреждении:

• от года до 3 лет — 0,05 ;
• от 3 до 5 лет — 0,1 ;
• более 5 лет — 0,15 .

В учреждении здравоохранения право на надбавку за вредность в размере 5 % имеют следующие структурные подразделения:

1) лаборатория контроля биологических факторов (ЛКБФ);

2) лаборатория контроля химических факторов (ЛКХФ).

Согласно ст. 316 Трудового кодекса РФ для организаций, работающих в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, к заработной плате начисляется районный коэффициент. Это своего рода надбавка (компенсация) к зарплате за работу в тяжелых климатических условиях. Так как учреждение находится в регионе Урал, то на все выплаты начисляется районный коэффициент (уральские) в размере 15 % .

В сводной таблице 1 представлен фонд оплаты по бюджету по структурным подразделениям рассматриваемой организации (лист 1 Excel).

Рассмотрим порядок заполнения сводной табл. 1.

В графе 1 прописываем наименования структурных подразделений, в графе 2 — должности работников согласно квалификационной категории. В зависимости от квалификационной категории в графе 6 проставляем должностные оклады (согласно правовым нормативным актам).

В графе 3 заполняем список в соответствии со штатным расписанием на предстоящий год по структурным подразделениям. Напротив каждой фамилии в графе 4 указываем категорию. От категории, присвоенной работнику, будет зависеть сумма надбавки в графе 7.

Заполняя графу 7 , используем формулу: гр. 6 × 0,15 (0,12 или 0,10). В данном случае тарификационный оклад умножаем на повышающий коэффициент, установленный для данной категории. Формула в таблице Excel: =F5*0,15 .

Суммы в графе 8 (надбавка за вредность — 5 %) получаются следующим образом: гр. 6 × 5 %. Формула в таблице Excel: =F43*5 % . Важный момент: эта формула применяется только в отношении лабораторий (ЛКХФ и ЛКБФ).

В графе 9 указываем коэффициенты, положенные за стаж работы, которые зависят от количества лет, проработанных в системе здравоохранения (указаны выше).

Суммы в графе 10 (надбавка за стаж) получаются по формуле: гр. 6 × гр. 9.

Формула в таблице Excel: =F5*I5 .

Общую сумму месячного фонда оплаты труда (графа 11 ) находим следующим образом: гр. 6 + гр. 7 + гр. 8 + гр. 10.

С помощью функции «Автосумма » суммируем полученные значения, заполняем итоги по каждому подразделению и по всей организации.

Итоговую сумму по учреждению в целом умножаем на уральский коэффициент 15 %: итог графы 11 × 1,15. Получаем плановый месячный фонд оплаты в сумме 712 327 руб .

Формула в таблице Excel: =K77*1,15 .

В таблице 2 приведен расчет ежегодного отпуска сотрудникам по бюджету.

Представим порядок расчета суммы отпускных на основании среднемесячной заработной платы.

Количество штатных единиц (графа 2 ) получаем сложением имеющихся данных листа 1 Excel (см. табл. 1). По строкам, в которых указаны врачи, получаем 29 единиц, по помощникам и лаборантам (средний медперсонал) — 25 единиц, по прочему персоналу — 8 единиц.

Графа 3 (общий фонд) получается суммированием по графе 11 листа 1 Excel по категориям сотрудников.

Среднюю зарплату (графа 4 ) определяем так: гр. 3 / гр. 2. Формула в программе Excel: =C4/B4 .

Сумма отпусков:

• основного (графа 6 ):

гр. 4 × гр. 5; в программе Excel: =D4*E4 ;

• дополнительного (графа 8 ):

гр. 4 × гр. 7; в программе Excel: =D4*G4 .

Общая сумма отпускных (графа 9 ):

гр. 6 + гр. 8; в Excel: =F4+H4 .

Сумма отпускных с уральским коэффициентом (графа 10 ):

гр. 9 × 1,15; в Excel: =I4*1,15 .

Сумма отпускных с уральским коэффициентом — 1 324 818 руб .

Рассчитаем премию согласно Положению о премировании (табл. 3).

Сумму премии рассчитываем по формуле: =C3*B4 .

В таблице 4 определяем общую годовую сумму фонда оплаты труда путем суммирования в программе Excel:

• годовой ФОТ с уральским коэффициентом: =Лист1!K78*12 ;
• отпускные: =Лист2!J7 ;
• премия: =Лист3!C4 .

Как видим, с помощью простых формул можно быстро составить годовой плановый фонд оплаты труда за счет бюджетных средств (субсидий).

Сводная таблица планового фонда зарплаты за счет двух источников финансирования

Составим в программе Excel сводную таблицу планового фонда оплаты труда за счет двух источников финансирования — субсидий и предпринимательской деятельности (табл. 5). В таблице наглядно отражается ФОТ:

• по каждому сотруднику;
• по структурным подразделениям;
• по источникам финансирования.

В графу 3 переносим итоговые суммы графы 11 табл. 1; формула в программе Excel: =Лист1!K66 .

Графа 4 — проставляем плановую зарплату за интенсивность по предпринимательской деятельности.

Находим общий фонд за счет двух источников финансирования по каждому сотруднику: гр. 6 = гр. 3 + гр. 4.

Всего с уральским коэффициентом:

Отпускные за счет предпринимательской деятельности в программе Excel (табл. 6) определяют по формулам аналогично табл. 2.

Сводная таблица годового фонда оплаты труда

Сформируем сводную таблицу Excel годового фонда оплаты труда по двум источникам финансирования (табл. 7).

Годовой ФОТ с уральским коэффициентом по предпринимательской деятельности в программе Excel определяется по формуле: =Лист5!D91*12.

Формулы расчета остальных показателей табл. 7:

• отпускные: =Лист6!H7;
• премия: =Лист7!C3*2%;
• итого ФОТ: =СУММА (C3:C5).

Выводы

1. Excel является надежным помощником, если требуется составить отчет в электронной форме.

2. В программе Excel можно сформировать таблицу, которая позволит быстро и точно запланировать фонд зарплаты в разрезе окладов и остальных видов выплат, предусмотренных системой оплаты труда в учреждении.

3. Высокая функциональность и простота использования — преимущества MS Excel.

С. С. Велижанская, заместитель главного бухгалтера

Вопрос определения фонда оплаты труда, формула расчета приведена ниже, занимает первостепенное место у работодателей среди расходных показателей финансово-экономической деятельности. Строгой формулировки такого понятия в законодательстве не существует, а при подсчете, планировании и последующем анализе ФОТ необходимо учитывать специфику работы организации и отдельных категорий сотрудников. Также от величины фонда зависит сумма налоговых начислений в бюджет и внебюджетные фонды.

Совокупная величина средств, направленных на расчеты с персоналом за выполнение должностных обязанностей, составляет расходы на оплату труда (ФОТ). Форма выплаты заработка, денежная или натуральная, при этом значения не имеет. Расчетным период признается год, месяц, квартал, день либо час.

Основные составляющие структуры ФОТ:

• Зарплата в денежном выражении.
• Зарплата в натуральном эквиваленте в виде стоимости продукции.
• Доплаты и положенные надбавки за отработку в выходные, праздничные дни, сверхурочное/ночное время, оплачиваемые отгулы.
• Премии, поощрения за выслугу лет, непрерывную занятость у одного работодателя.
• Компенсации в процессе увольнения, за неиспользованный отпуск, за вредность, опасные/тяжелые трудовые условия.
• Отпускные, в том числе дополнительные, социальные, учебные; командировочные, больничные.
• Консультационные гонорары, выплаты за выполнение разовых услуг.
• Возмещение стоимости ГМС работникам транспортных предприятий.
• Различные стимулирующие выплаты, к примеру, подарки и поощрения, бонусы или же акции.
• Особые виды пенсионных начислений.
• Социальные пособия, включая декретные.
• Оплата простоев, возникших не по вине персонала.
• Компенсация стоимости питания, услуг ЖКХ, проживания.

Что не включается в ФОТ:

• Разовые ежегодные премии по итогам деятельности.
• Премии, источником которых являются специальные фонды предприятия.
• Дивиденды.
• Материальная и социальная помощь.
• Стоимость путевок, льгот.
• Компенсации за проезд, кроме вахтового способа работы.
• Безвозмездные ссуды персоналу.

Отличие от ФЗП

Формулировки ФОТ и ФЗП очень схожи, но имеют важное различие. Величина фонда оплаты труда состоит из суммы зарплаты, начисленной работникам за конкретный период, и социальных выплат. Составляющие фонда заработной платы – это сумма заработка за минусом социальных, авансовых и прочих выплат за этот же промежуток времени. К примеру, в компании было начислено за октябрь 450 000 рублей; а выплаты за месяц составили: 220 000 рублей – зарплата за 2 половину сентября и 150 000 рублей – аванс за октябрь. В итоге, ФОТ за октябрь = 450 000 рублей, а ФЗП за октябрь = 370 000 рублей.

Совпадение результатов ФОТ и ФЗП возможно в компаниях, где не применяется поощрительный подход по расчетам с персоналом и выплачивается только «голая» заработная плата. При планировании расходов и прибыльности организации используется значение ФОТ.

Как рассчитать ФОТ, он же фонд оплаты труда

Алгоритм расчета фонда оплаты труда зависит от особенностей работы хозяйствующего субъекта. Могут использоваться способы окладных выплат, сдельных расценок или тарификация заработка. Итоговый размер складывается из количества работников организации (штатных и совместителей), средних расценок за труд, предполагаемых социальных издержек и расчетного периода.

Понадобятся расчетные ведомости по зарплате, табеля по учету времени работы, штатное расписание. Существует 2 основных способа расчета.

В первом используется формула:

ФОТ = Среднемесячный заработок х Среднесписочная численность персонала х Расчетный период (для года 12 месяцев)

Пример. Предположим, на предприятии «Югнефтемаш» общая зарплата в месяц = 485 тыс. руб., среднесписочная численность = 15 сотрудников, тогда ФОТ годовой = 485 х 15 х 12 = 87 300 тыс. руб.

Во втором способе применяется другая формула:

ФОТ = (Годовая зарплата + годовые надбавки) х РК – это установленный для определенных категорий предприятий районный коэффициент

Пример. Допустим, фирма «Стимул» расположена в особой климатической территории – Магаданской области. Общая годовая зарплата = 15 млн. руб., надбавки за год = 3,5 млн. руб., РК для территориальной зоны – 1,7. Тогда ФОТ за год = (15 + 3,5) х 1,7 = 31,45 млн. руб.

Обратите внимание! При определении месячного/квартального ФОТ следует в вышеприведенных формулах изменить значение расчетного периода, а среднесписочную численность, зарплату и надбавки брать за нужный промежуток времени.

Как рассчитать фонд заработной платы

Расчет ФЗП зависит от принятой внутрифирменной методики, локальных актов по оплате труда. Структура ФЗП состоит обычно из следующих видов вознаграждений:

1. Зарплата.
2. Оплата за простои, отпуска и прочее неотработанное время.
3. Различные поощрения, к примеру, премии, бонусы за стаж.
4. Компенсации затрат персонала на услуги ЖКХ, питание, проживание и пр.

Подсчет проводится по тем же принципам и формулам, что используются при расчете ФОТ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Каждый работодатель должен производить выплаты своим работникам за выполненную работу. Оплата труда является обязательным вознаграждением, которое человек получает за осуществление трудовой деятельности на предприятии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это такое

ФОТ – Фонд оплаты труда, он представляет собой все суммы, которые получают работники предприятия в ходе свой деятельности. С помощью ФОТ ведется учет расходов за определенный временной период. В его состав входят расходы на заработную плату персонала, а также надбавки, оплата за отпуск и все виды социальных выплат.

Расчет ФОТ ведется с учетом определенного временного отрезка, например, за месяц или квартал. На законодательном уровне установлен минимальный уровень оплаты, а максимальный не ограничен и зависит только от самого работника.

ФОТ изменяется в зависимости от ситуации на рынке услуг, уровня инфляции, стоимости рабочей силы и иных факторов. При этом, фонд оплаты труда является основной частью конечной себестоимости организации.

Что в него входит

ФОТ это фонд оплаты труда и что в него входит должен знать каждый работодатель, так как неправильный расчет показателей может привести к привлечению к ответственности при проверке контролирующими органами. ФОТ включает в себя:

• сумму начисленной заработной платы;
• конечную стоимость продукции при оплате труда в натуральном виде;
• доплату за дополнительную работу, в том числе за сверхурочные или ночные смены, а также выход в праздничные дни;
• все виды премий, в том числе за долгий и непрерывный рабочий стаж;
• все виды выплат за осуществление деятельности в опасных условиях;
• выплаты за неотработанное время;
• затраты денежных средств на обеспечение сотрудников бесплатной продукцией, услугами, питанием, проживанием;
• затраты на закупку продукции, выдаваемой работнику на безвозмездной основе, например, униформу. Данный вид расходов может быть заменен на выдачу денежных средств или иных льгот для самостоятельного приобретения работником необходимой униформы;
• денежные выплаты, предоставляемые работнику в связи с выходов в отпуск, как основной, так дополнительный или декретный. Сюда же входит сумма компенсации за отпуск, который сотрудник ранее не использовал;
• выплаты в виде вознаграждение за труд несовершеннолетним;
• все расходы на прохождение медицинского и иных видов осмотров, а также исполнение обязанностей, установленных на государственном уровне;
• все виды компенсаций, которые положены работникам при проведении процедуру ликвидации или реорганизации предприятия;
• выплаты за вынужденный прогул, переход на работу с более низким уровнем оплаты или за временную нетрудоспособность, например, в связи с болезнью;
• затраты на командировки. Сюда же входят выплаты при работе вахтовым способом и все задержки, которые возникли по независящим от самого работника причинам;
• расходы на выплаты некоторых видов пенсий.

Руководитель должен учитывать все расходы предприятия, которые в первую очередь идут на оплату труда работникам или создание условий для их осуществление, например, выплаты на оплату проезда.

Налоги

Как таковых налогов у ФОТ нет, но по различным статьям, в том числе по доходам физлиц налог снимается. Также в фонд входят постоянные выплаты социального типа.

Налоги и их размер зависит от наличия у предприятия или организации льгот. При этом, выплаты обязательно будут в любом случае.

Взносы

Все взносы социального типа, в том числе страховые и пенсионные вносятся в фонд. Для каждого типа взноса есть своя ставка. Все взносы являются обязательными к оплате. По этой причине их включают в состав фонда, а также в расчет себестоимости продукции или услуг.

Больничный

Больничный вносится в фонд оплаты туда и учитывается при расчетах себестоимости. При этом, страховые выплаты по больничному уже не входят в ведомость организации.

Пособие

Пособия, в том числе по уходу за детьми, не вносятся в ФОТ. Это относится ко всем типам пособий.

НДФЛ

НДФЛ входит в состав фонда в обязательном порядке. ФОТ должен учитывать все НДФЛ во время расчетного периода.

Отпускные

Отпускные каждого сотрудника, как и все остальные полагающиеся регулярные выплаты, вносят в фонд оплаты труда.

Что не относится

Стоит отметить, что доходы, поступающие из сторонних источников, не должны учитываться при расчете. Так ФОТ не включает в себя:

• начисляемые каждый год одноразовые премии;
• расходы на оплату больничных листов, возникающие после третьего дня болезни работника;
• выплаты, перечисляемые ежемесячно родившим женщинам, до достижения ребенком возраста 1.6 года;
• все расходы, возникшие в ходе направления работника на обучение или переобучение и переданные путем безналичного расчета;
• все средства, которые были получены или потрачены из сторонних источников доходов;
• материальную помощь, которая предоставляется после письменного прошения работника;
• выплаты дивидендов работникам.

При расчете ФОТ нужно руководствоваться данными, записанными в табеле учета времени, зарплатных ведомостях и штатном расписании каждого работника. С их помощью можно рассчитать ФОТ за любой период, в том числе и за час, что особенно необходимо при наличии большого штата работников.

Чем отличается от Фонда заработной платы

ФЗП представляет собой сумму, которую работник получает за выполненную работу или отработанное время. Он рассчитывается с помощью установленной на предприятии тарифными ставками.

При этом ФЗП включает в себя:

• затраты на оплату труда в любой форме;
• дополнительные выплаты, в том числе премии и надбавки;
• компенсации, положенные работникам, осуществляющим свою деятельность в тяжелых или вредных условиях.

При этом ФЗП не учитывает расходы на социальные выплаты. Фонд оплаты труда включает в себя больший перечень расходов, в том числе и сам ФЗП.

Как рассчитать

При подсчете ФОТ нужно выбрать один из периодов для расчета:

• годовой;
• месячный;
• дневной;
• часовой.

Наиболее востребованным является годовой период. Для расчета ФОТ не установлена единая, обязательная для использования, формула, но чаще всего для вычисления используют следующую:

ФОТ=СЗ×СЧ×12

СЗ можно получить, если конечную сумму всех выплат и начислений, которые входят в состав ФОТ, разделить на 12. СЧ вычисляется путем сложения числа всех сотрудников за каждый день месяца и деления число календарных дней.

Для расчета годового значения нужно повторить действия для периода с января по декабрь, после чего полученные числа сложить и поделить на 12.

Например:

Если СЗ = 350 тыс. руб. с учетом надбавок и доплат, а СЧ = 20, то ФОТ=350×20×12=84 000 тыс. руб.

Смета

Смета ФОТ чаще всего используется, как элемент планирования в крупных организациях, которые имеют в своем штате работников с соответствующим уровнем квалификации и сохраняющих подход к планированию, характерный для времен плановой экономики.

В большинстве современных предприятиях данный документ практически не применяется или используется под другим названием.

Обычно смета ФОТ используется для выявления всех направлений, на которых расходуются денежных средства предприятия, а также точную величину всех компонентов ФОТ. Смета чаще всего составляется с учетом не только основных элементов фонда оплаты труда, но и с включением всех выплат и пособий социального характера.

Чаще всего расчет сметы осуществляется за один год с включением разбивки по месяцам и кварталам.

Порядок планирования

Планирование является важной задачей каждого предприятия, так как ФОТ учитывается основная часть расходов организации.

Само планирование можно осуществлять с помощью следующего алгоритма:

• произвести сбор информации о структуре организации, количестве работников и их движении, среднем размере оплаты труда и плановых показателях производства;
• осуществить изучение штатного расписания и внутренних локальных актов, которые связаны с ФОТ;
• произвести прогнозирование среднего числа работников на плановый период;
• осуществить выбор структуры планирования и составить смету;
• произвести подсчет ФОТ.

При процедуре планирования необходимо учитывать текущие показатели, а также будущее направление развития организации, в том числе возможные изменения размера зарплаты или численности работников.

Своевременно планирование позволит иметь полный контроль над ФОТ и провести своевременный анализ.

Сроки формирования

Срок формирования может быть разным, так как отвечает любым требованиям. Срок может быть равен суткам, неделе, месяцу.

При стандартных расчетах чаще всего используют полноценный годовой период, а также месячную норму.

При необходимости почасовой оплаты ФОТ рассчитывается на час.

Анализ использования

Анализ напрямую связан с процедурой планирования. Он необходим для полного выявления того, насколько плановые показатели разошлись с фактическими.

Если расхождение было выявлено в пользу самого предприятия, то на следующий год размер ФОТ можно сократить, в противоположном случае необходимо выяснить все причины расхождения.

Данная процедура особенно необходимо в крупных предприятиях, в которых в связи с кризисом или другими непредвиденными обстоятельствами расхождение между запланированным и фактическим показателем может составить несколько миллионов.

Анализ позволяет компании осуществлять стабильную выплату заработной платы работникам, независимо от форс-мажоров.

Справка о ежемесячном

Справка о ежемесячном ФОТ может понадобиться, если:

• производится оформление кредита;
• банк затребовал данные для подтверждения правомерности действий компании, то есть для подтверждения, что все снимаемые средства зачисляются на счет работников;
• осуществляется проверка сотрудниками ФНС или страховых фондов.

В данной справке могут быть отражены данные ФОТ не только за конкретный месяц, но и за другие периоды. Кроме этого, в ней могут быть отражены запланированные показатели. При этом единой формы данного документа не существует, что позволяет организации использовать фирменный бланк.

Независимо от рода деятельности компании, она обязана осуществлять оплату труда работникам, занятым на производстве. ФОТ позволяет отразить все расходы компании на своих сотрудников, в том числе на заработную плату и социальные выплаты.

С помощью ФОТ руководитель сможет грамотно сформировать бюджет компании, что предотвратит вероятность банкротства.