Презентация на тему "древний вавилон"
Вавилония, или Вавилонское царствоВавилония, или Древнее царство на юге Междуречья (территория современного царство...
Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь, если нужно задним числом вставить приказ между уже зарегистрированными приказами, например: приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1?
Думаю, что ответ вам понятен: по правилам делопроизводства, да и вообще по правилам управленческой деятельности так делать нельзя. В этом случае вопрос даже не в регистрационном номера приказа, а в его дате. Как известно, дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе (это касается, например, протоколов заседаний, дата которых должна соответствовать дате мероприятия, а не дате составления протокола). В отношении приказов работает первое правило, дата приказа - это дата его подписания.
Если приказ регистрируется, как приведено в вашем вопросе, от 04.03.2012 № 1/1, это означает, что фактически приказ появился позже приказа от 05.05.2012 № 2, потому что если бы это было не так, то вы бы его зарегистрировали за № 3 с соответствующей датой - 05.05.2012 или более поздней.
Конечно, бывают ситуации, когда по каким-то причинам забывают или не успевают вовремя издать приказ, поэтому на практике встречаются приказы с номерами через дробь или с добавочной литерой (например, 12а), но это всегда говорит о том, что фактическая дата составления была другой. Думаю, что если возникнет какой-либо судебный процесс, в ходе которого будет фигурировать такой приказ, любой суд обратит на это внимание.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» устанавливает требования к документам. В соответствии с данным стандартом документ должен быть аутентичным, достоверным, целостным, пригодным для использования. По стандарту: «документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе (выделено мной - В.Я.).
Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием (выделено мной - В.Я.), получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания)…
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции».
Из этого фрагмента стандарта следует, что регистрация документов «задним числом» - это грубейшее нарушение правил документирования.
Как же все-таки быть в ситуации, если, например, приказ не издан вовремя? Издавать его пусть позже, чем это требуется, например, нормативными документами или самой ситуацией, но с соответствующей оговоркой в тексте, если это возможно.
К примеру, вы приняли на работу человека, заключили договор, но не издали вовремя приказ о приеме. Как только обнаружилось данное нарушение, нужно издать приказ, в тексте которого указать дату приема работника на работу. Дата начала работы и дата издания приказа будут расходиться, может быть, более чем на три дня, как это допускает Трудовой кодекс, но это будет правильнее, и приказ как документ будет юридически значимым, хотя при этом будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя по каким-то причинам были нарушены установленные временные нормы издания документа.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом о приеме в течение трех дней с даты начала работы. Следовательно, приказ о приеме может быть издан в течение этих трех дней.
Подробнее… Регистрация на семинар состоится 24, 25 и 28 мая Круглые столы 25 апреля состоится круглый стол «ВЭД – изменения законодательства». Автор и ведущий — Нагам Елена Рафаиловна, директор ООО «Налоговая стратегия», практикующий налоговый консультант. Подробнее…Зарегистрироваться на круглый стол Консультации аудитора все Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы.24.04.2018: Подскажите, как начисляется НДС при списании УЦЕНЕННОГО товара (промышленный товар) по сроку годности и другим причинам, на первоначальную сумму стоимости товара или на сумму уцененного товара? Разница в цене может отличаться в несколько раз, отсюда и НДС может сильно отличаться. Прошу указать на ссылки в законодательстве. Ответ… 16.04.2018: У нас заключен договор с агентством на приобретение билетов для командировок по безналичному расчету.
Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят. Анталия 2009-04-17 09:19 Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят.
Можно ли использовать дробные номера приказов (приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельская обл. Можно ли использовать дробные номера приказов (приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельская обл.
Внимание
Поскольку дробный номер приказа может появиться только в том случае, если приказ издается, как говорится, задним числом, то ответ на данный вопрос может быть только один: так делать нельзя. Думаю, излишне напоминать о том, что дата приказа (дата проставляется при регистрации) – это дата его подписания должностным лицом.
Жизнь прекрасна!)) Марина Российская Федерация, Санкт-Петербург #9 27 марта 2009, 10:50 допустим отпуск чел отгулял (даже без отпускных) у меня такое было пару раз, руководителя предупреждал, а до меня не доходил, про графи отпусков я вообще молчу. Я ничего не оформляла, потом чел выходил я текущим числом и текущим порядковым номером оформляла отпуск.
Знаю, что это нарушение достаточно серьезное, и случись с человеком что-нибудь во время такого отпуска головы мне не сносить, но в прошлый период залезать я не могу, т.к. месяц закрыт, цыфры все переданы глав буху. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Подскажите пожалуйста, можно ли поставить номер приказа с дробью? Например есть Приказ № 32, можноли составить Приказ № 32/1 ? Если содержание одинаковое? Спасибо заранее Форум:
Ключевые слова:
Evenstar 2009-04-15 08:39 Лучше с литерой, например №32а Что значит, одинаковое содержание? Expressio 2009-04-15 09:01 ну например приняли на работу или отправили в командировку т.е содержание одинаковое спасибо. А цифра через дробь нежелательно да? Evenstar 2009-04-15 12:32 Обычно номер приказа с дробью предлагает сама программа 1С, если, к примеру, вы отправляете в командировку несколько человек одним приказом и выбираете на печать форму Т9.
Тогда на каждого работника будет отдельный приказ с номером 32/1, 32/2 и т.д. Можно распечатать в форме Т9а, тогда все сотрудники, отправленные в командировку будут в одной таблице.
Агентство выставило один счет-фактуру от 31.01.2018г. с указанием в ней всех приобретенных в течение января 2018 билетов и выделенной суммой НДС по каждому билету. Какой документ регистрировать в книге покупок: счет-фактуру от агентства или электронные билеты (маршрут/квитанции)? Ответ…
Консультации по кадрам все Консультант по кадровым вопросам Скобцова Валентина Петровна отвечает на вопросы.25.04.2018: При внесении записи при приёме на работу на должность заведующего детским садом допустили ошибку: упустили слова «на должность», указали просто «принята заведующим д/с…». Надо ли признавать запись недействительной и делать новую? Ответ…
17.04.2018: Сотрудник написал в ОДНОМ заявлении о предоставлении отпуска на 28.04.2018, на 3,4.05.2018г.
Все одно и тоже. Денег нет, женщин нет, Да и быть не может. Ни кола, ни двора, И ни рожи с кожей, И друзей ни х…., Да и быть не может. Комом все блины мои, А не только первый… (Высоцкий) 0/0 ЦитироватьНаверх Lexandra Dec 9 2011, 08:23 [ показать ] Отправлено #3 Гуру Сообщений: 1 695 конечно возможно. 0/0 ЦитироватьНаверх Скромняжка Dec 9 2011, 09:29 [ показать ] Отправлено #4 Постоялец Сообщений: 330Из: неизвестности можно, не переживайте)))) Частенько такое бывает Скромняжка 0/0 ЦитироватьНаверх adv Dec 9 2011, 09:30 [ показать ] Отправлено #5 Гуру Сообщений: 28 084Из: у жительства нет мест законом это не регламентировано После слов «пора валить!» либерал спрашивает «куда?», а патриот — «кого?».Гуманитарный конвой 1941 0/0 ЦитироватьНаверх Zaйka Dec 9 2011, 10:23 [ показать ] Отправлено #6 Почти ангел Сообщений: 593Из: Чебоксары-Нвчк Нумеровать через дробь — можно.
Расшифровка номера приказа следующая:
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом - без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения. Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании - те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам. Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций.
Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206). Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.
Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:
Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:
В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:
В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:
На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.
Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.
Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.
Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.
Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.
Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.
Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.
Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.
Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.
На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.
Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.
Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!
Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:
Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.
Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:
Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.
Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.
Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»
ИНН/КПП 7804491337/780401001
195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309ПРИКАЗ №1
г. Санкт-Петербург
01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры).- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.
Генеральный директор А.С. Шапкин
Можно ли оформить номер приказа с дробью, например 84/1, если его забыли зарегистрировать? Чем следует руководствоваться в данном случае?
Регистрация документов является неотъемлемой и одной из важнейших частей общей системы организации работы с документами, важнейшим элементом технологической цепочки движения и обработки документов. Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
Правильно организованная регистрация документов является основой создания справочно-информационных систем по документам организации, позволяет сформировать корректную базу данных о документах, осуществлять контроль их исполнения и оперативно получать информацию о самом документе и его движении в организации.
Присваиваемый документам регистрационный номер:
Придает легитимность документу;
Является одним из его ключевых поисковых элементов;
Позволяет оперативно оценить объем документооборота за определенный календарный период в пределах регистрируемого массива. В связи с этим при организации работы по регистрации документов важно соблюдать установленные ключевые правила — регистрировать документы в пределах документальных массивов и установленных календарных периодов, регистрировать документы планомерно, не допуская разрывов в порядковой нумерации.
Регистрация распорядительных документов, как правило, ведется в пределах установленных групп документов (отдельно приказы и распоряжения, отдельно приказы по личному составу и т.д.) валовой нумерацией в пределах календарного года. К присвоенным регистрационным номерам могут добавляться цифровые или буквенные индексы, например - ОД (приказы по основной деятельности), Р (распоряжения) и др.
Регистрация распорядительных документов должна осуществляться в день их подписания, и при правильной организации работы с документами, соблюдении правил подготовки и регистрации документов разрывов в регистрационных номерах быть не должно.
Однако, в деятельности каждой организации бывают случаи, когда приходится регистрировать документы «задним числом». Конечно, такую практику нужно свести к минимуму, поставив работу с документами так, чтобы исполнители своевременно готовили документы, согласующие лица их своевременно рассматривали, и далее согласованный документ оперативно передавался на подпись руководителю и регистрацию, но полностью исключить форс-мажорные обстоятельства практически невозможно.
При регистрации документов «задним числом» и, соответственно, присвоении регистрационных номеров вне общей установленной системы регистрации нужно учитывать следующие факторы:
При оценке рисков нужно учитывать обстоятельства, которые способствовали передаче документов на несвоевременную регистрацию. Например, известно, что ряд документов должен быть введен в действие с 1 января текущего года, но зачастую это документы сложные, комплексные, подготовка которых может выйти за рамки установленного периода, однако риск их отсутствия в организации в законодательно или нормативно установленный срок превышает риск несоблюдения установленных внутренних правил организации работы с документами, т.к. может повлечь штрафы и другие административные наказания.
Особенности учетных форм могут не позволить внести запись о документе «задним числом» или присвоить документу дробный (или литерный) регистрационный номер. Например, такое практически невозможно при журнальной системе регистрации или при определенных (жестких) настройках информационных систем.
В последнем случае можно предложить следующие варианты:
В заключение следует отметить, что с одной стороны общий порядок регистрации отдельных видов документов должен быть закреплен во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, но помимо нормативного документа, также важно закрепить в правилах делового оборота возможность регистрации документов при возникновении форс-мажорных обстоятельствах, например, с использованием дробных (84/1) или литерных (84а) номеров, и учитывать данный фактор при планировании работы делопроизводственной службы и при настройках учетных информационных систем.
При этом руководствоваться нужно:
Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!
Подскажите пожалуйста, можно ли поставить номер приказа с дробью?
Например есть Приказ № 32, можноли составить Приказ № 32/1 ?
Лучше с литерой, например №32а
Что значит, одинаковое содержание?
ну например приняли на работу или отправили в командировку т.е содержание одинаковое
А цифра через дробь нежелательно да?
Обычно номер приказа с дробью предлагает сама программа 1С, если, к примеру, вы отправляете в командировку несколько человек одним приказом и выбираете на печать форму Т9. Тогда на каждого работника будет отдельный приказ с номером 32/1, 32/2 и т.д. Можно распечатать в форме Т9а, тогда все сотрудники, отправленные в командировку будут в одной таблице.
Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят.
Это точно, сами этим пользуемся, хотя знаем, что нельзя, но бывают безвыходные ситуации.
А вот и нтересно, как на это реагируют контрольно-надзорные органы?
У кого был опыт общения по этому поводу, поделитесь, пожалуйста.
начинают обращать на это дополнительное внимание, и спрашивать, а почему так 😉
т.е. если провели так приказ — пусть по этому вопросу всё отсальное в документах будет в порядке, тогда не придерутся, но будут очень внимательно смотреть на все остальные 🙂
Это ваше право. нет документов, регламентирующих нумерацию вашей документации. Главное, как и написала Надин-ка — чтобы все было правильно оформлено (заявление, подписи и даты).
Я всегда использую дробь. Делать действительно нечего. Если не так, то как?
Здравствуйте!
Прошу помощи.
Подскажите..
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..
Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..
Ничего в ТК не вносила еще.
Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..
Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.
Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..
Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста: можно приказы на ОТ и ДО нумеровать не в сплошном порядке, а по дате: например Приказ № 25/08-О от 25.08. 2015?
И нумерацию с каждого года в кадрах нужно начинать заново или продолжать нумерацию предыдущего года?
Добрый день!
Порядок нумерации приказов не регламентирован.
Для приказов по основной деятельности организации на практике характерно применение цифровых индексов (номера), то есть простая порядковая нумерация (1, 2, 3, 4, 5.), а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1 л/с, и т.п. Каждая организация самостоятельно разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте.
Раньше можно было опираться на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Теперь этот документ утратил силу и правовой основы для нумерации не существует. Однако, нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.
Если в ЛНА закреплена буквенно-цифровая индексация приказов, то Вы должны и данные приказы нумеровать также.
Как у Вас, например, нумеруются приказы по личному составу (кадрам)?
Наверняка, № приказа берется из 1С (а там порядковая нумерация приказов) и к нему добавляется литера «К» или «Л/С»
Если это так, то и приказы по охране труда (которые также относятся к приказам по основной деятельности), лучше нумеровать по порядку, а не по дате, чтобы в организации была единообразная нумерация приказов.
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р .
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера , которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
1. Наш отдел фикс ирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?
2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
Извлечение
(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма * , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см. Пример).
ПРИМЕР
Фрагмент журнала регистрации входящих документов
В принципе, возможны. В любой организации обязательно должна быть своя внутренняя инструкция по ведению кадрового делопроизводства. Порядок нумерации может быть в нем прописан.
Если трезво оценить возможность проставления дробей, то возникает вопрос: зачем вообще нумеровать приказы разными номерами? Поставили № 1, потом №1/1. и так до конца года. Последний приказ будет № 1/100001.
С другой стороны, мы все живые люди и все делаем ошибки. Бывает, что приходится оформлять приказ задним числом. Поэтому предлагаю такой вариант: каждый день — новый номер и все приказы этого дня с дробями. Например, 2 декабря все приказы с № 45, 45/1, 45/2 и т.д., 3 декабря, 46, 46/1 и т.д. Но опять же возникает вопрос: а если приказы были 2 и 4 декабря, а потом вдруг выясняется, что приказ задним числом надо оформить 3 декабря, и что делать? А проявлять творчество и смекалку и подгонять документы так, чтобы приказ вступал в силу с 3 декабря, но датировался 2-ым.
Приказ Минтруда России от 28 декабря 2017 г. №888н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ПОКАЗАНИЙ И ПРОТИВОПОКАЗАНИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНВАЛИДОВ ТЕХНИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ РЕАБИЛИТАЦИИ В соответствии с подпунктом5.2.107 Положения о Министерстве труда и […]